Reglamento de conducta interna para empleados

¿Qué es el reglamento de conducta interna para empleados?

El reglamento de conducta interna para los empleados permite establecer los principales valores éticos, principios de funcionamiento y de organización interna de una empresa, así como pautas de comportamiento exigidas a sus empleados. Así, este reglamento permite regular, de forma específica, todas las actividades que los empleados pueden realizar en el seno de la empresa, así como aquellas obligaciones de los empleados, los principios generales que inspirarán la contratación y la gestión del día a día de la empresa.

En principio, la elaboración de un reglamento interno de conducta en la empresa no es obligatoria, pero su aprobación puede ayudar a prevenir el incumplimiento de la normativa aplicable (permitiendo así cumplir con los programas de compliance).

Por último, el empleador puede decidir de forma unilateral el establecimiento de un reglamento o código de conducta interna, o aprobar este reglamento previa negociación con los representantes de los trabajadores.

¿En qué se diferencian el reglamento de conducta interna para empleados y los estatutos de la sociedad?

Los estatutos sociales recogen las reglas de funcionamiento interno y la organización propia de la empresa como sociedad (p. ej. las normas para adoptar acuerdos, la composición del órgano de administración, etc.), mientras que el reglamento de conducta interna se ciñe a aspectos éticos y organizativos de la relación interna entre los empleados y la empresa.

En todo caso, los estatutos se aplican de forma preferente en aquellas normas o puntos en los que exista cualquier controversia con lo señalado en el reglamento de conducta interna.

¿En qué se diferencia el reglamento de conducta interna para empleados y el plan de igualdad?

El plan de igualdad permite que cualquier empleador recoja las medidas que desea impulsar para promocionar la igualdad de género entre sus empleados y evitar posibles las situaciones de discriminación o acoso dentro de un negocio o empresa de acuerdo con lo establecido en la legislación actual. Se trata así de un plan para asegurar el cumplimiento de las medidas de igualdad, que es de obligado aprobación para empresas con más de cincuenta empleados.

En contraposición a lo anterior, el reglamento de conducta interna puede regular cualquier aspecto de la actividad laboral de los trabajadores y, además, se trata de un documento que el empleador puede decidir libremente si desea aprobarlo o no.

¿Es obligatoria la aprobación de un reglamento de conducta interna para empleados?

No, no es obligatorio. El empleador puede decidir libremente si desea aprobar este reglamento. Ahora bien, la aprobación de este tipo de reglamento facilita que los empleados cumplan con sus obligaciones, así como sirve como prueba de la buena voluntad del empleador de cumplir con toda la normativa laboral.

En todo caso, todo lo establecido en el reglamento de conducta interna quedará sometido a la legislación laboral, así como a lo dispuesto en el convenio colectivo aplicable en su caso y, por tanto, no podrá contradecir ninguna de estas normas.

¿El reglamento de conducta interna para empleados se debe formalizar por escrito?

Sí, el empleador debe preparar este reglamento de conducta interna por escrito para que sea válido, ya que de esta forma facilita su conocimiento entre los trabajadores.

¿Qué debe incluir el reglamento de conducta interna para empleados?

El reglamento de conducta interna para empleados debe regular los siguientes aspectos:

• El ámbito de aplicación del reglamento: Es decir, las áreas o partes de la empresa a las que se aplicará este reglamento.
  
  
• Los empleados que quedarán vinculados por el reglamento.
  
  
• La existencia de un grupo de empresas o entidades subsidiarias del empleador (entidades propiedad de la empresa que aprueba el reglamento a cuyos empleados también podrá aplicarse el presente reglamento).
  
  
• Los principios generales que inspiran la actividad de la empresa, así como su relación con los empleados.
  
  
• La regulación de las principales obligaciones de los empleados y normas de comportamiento.
  
  
• El procedimiento disciplinario para aquellas situaciones en las que se produzca el incumplimiento de lo recogido en el reglamento. Estas medidas serán en todo caso proporcionales al tipo de incumplimiento llevado a cabo por el empleado.

¿Cómo puede el empleador preparar un reglamento de conducta interna para empleados?

El empleador puede preparar este reglamento de dos maneras:

• De forma unilateral por parte del órgano de administración de la empresa en el caso de que sea una sociedad (administrador único, administrador solidario, administradores mancomunados, o el consejo de administración o rector en su caso), o por el empresario en el caso de los empresarios individuales.
  
  
• Previa negociación de su contenido con los representantes de los empleados, que quedarán obligados a cumplir el reglamento.

En todo caso, la aprobación de este reglamento de conducta es una potestad de la dirección de la empresa, por lo que, aunque se lleve a cabo su negociación con los representantes legales de los trabajadores, la dirección de la empresa será la que, en última instancia, decida su aprobación y su contenido final.

¿Quién puede firmar este reglamento de conducta interna para empleados?

El reglamento de conducta interna lo puede aprobar cualquier tipo de sociedad o empresa que disponga de empleados, ya sea una sociedad mercantil, como puede ser una sociedad limitada, una sociedad anónima, una sociedad cooperativa, una sociedad colectiva, una sociedad laboral o una sociedad comanditaria, o un empresario individual persona física que cuente con empleados (es decir, un trabajador autónomo con empleados).

Asimismo, este reglamento lo puede aprobar asociaciones o fundaciones u otros entes similares que cuenten con empleados y deseen regular sus pautas generales de comportamiento y organización.

La firma de este reglamento la deberá realizar una persona autorizada para representar a la empresa o sociedad, como puede ser un administrador o una persona apoderada.

¿Cuál es el plazo de duración del reglamento de conducta interna para empleados?

El empleador puede preparar un reglamento con una conducta con periodo de duración determinado (p. ej. por 3 años), o bien por un periodo de tiempo indefinido, es decir, sin acordar una fecha de terminación concreta, sino que el reglamento finalizará cuando así lo decida el empleador.

¿Cuándo puede el empleador firmar un reglamento de conducta interna para empleados?

La aprobación de este reglamento de conducta es una potestad de la dirección de la empresa, por lo que, puede llevar a cabo la negociación y firma de un reglamento de conducta interna en cualquier momento. Así, este reglamento puede aportarse tanto en el momento de inicio de la actividad del empleador, como en un momento posterior cuando así lo desee el empleador.

¿Qué es necesario realizar una vez que ha completado el reglamento de conducta interna para empleados?

Una vez preparado, el órgano de administración de la sociedad (administrador único, administrador solidario, administradores mancomunados, o el consejo de administración o rector en su caso) o, directamente, el empresario en el caso de los empresarios individuales, pueden realizar la firma de este reglamento. En cualquier caso, pueden realizar la firma personalmente o a través de su representante (p. ej. el secretario del consejo de administración de la empresa).

La firma se debe realizar en la parte señalada al final del reglamento, así como en el margen izquierdo de cada una de sus páginas.

Una vez aprobado, el empleador debe comunicar el contenido de este reglamento a todos los empleados de la empresa a los que será de aplicación, incluyendo a sus representantes legales, así como a los futuros empleados que se incorporen a la empresa.

¿Qué documentos debe adjuntar el empleador al reglamento de conducta interna para empleados?

El empleador puede adjuntar libremente los documentos que desee para clarificar el contenido del reglamento o facilitar su interpretación, como puede ser una copia de los acuerdos previos firmados con los representantes de los trabajadores.

¿Es necesario firmar el reglamento de conducta interna para empleados ante notario público?

No, no es necesario. El reglamento de régimen interno es un documento privado del empleador que no necesita recogerse en escritura pública.

¿Cuál es la legislación aplicable al reglamento de conducta interna para empleados?

El reglamento interno de conducta quedará sujeto a toda la legislación vigente en materia laboral. De esta forma, se regulará de forma general por lo establecido en el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores y la restante normativa relacionada, así como a lo establecido en el convenio colectivo aplicable en su caso.

Ayuda de un abogado

También tienes la opción de consultar a un abogado si necesitas ayuda.

El abogado puede contestar a tus preguntas o ayudarte en tus trámites. Al final de la creación del documento, se te ofrecerá esta opción.

¿Cómo modificar el modelo?

Rellenas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, en función de tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.