Überlassung von Arbeitsmitteln - Arbeitsrecht

Was ist eine Überlassung von Arbeitsmitteln?

Insbesondere Mitarbeitern im Außendienst, auf Montage, die Tätigkeiten ganz oder teilweise im häuslichen Bereich verrichten oder leitenden Angestellten werden die zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigten Mittel (Werkzeuge und Maschinen, Geschäftsunterlagen, Dienstwagen, Laptop, PC, Handy, Diktiergerät) zur Verfügung gestellt.

Die Überlassung der Arbeitsmittel kann zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schriftlich vereinbart werden.

Zur Vermeidung von Streitigkeiten, hauptsächlich bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wird eine Überlassungsvereinbarung geschlossen, in der ein Inventarverzeichnis der überlassenen Arbeitsmittel aufgenommen wird.

Was bedeutet „Arbeitsmittel"?

Arbeitsmittel sind alle materiellen und immateriellen Gegenstände, die ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer zur Erfüllung seiner vertraglich geschuldeten Arbeitsleistung zur Verfügung stellt. Dies umfasst physische Geräte wie Computer, Smartphones, Fahrzeuge, Spezialwerkzeuge sowie gegebenenfalls Softwarelizenzen oder Zugänge zu IT-Systemen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Vereinbarung über die Überlassung von Arbeitsmitteln und anderen gängigen Dokumenten?

Eine Vereinbarung über die Überlassung von Arbeitsmitteln wird häufig mit anderen Dokumenten oder Konzepten verwechselt, ist aber klar abzugrenzen:

• Arbeitsvertrag: Der Arbeitsvertrag regelt das gesamte Arbeitsverhältnis und die Hauptpflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmern. Die Überlassung von Arbeitsmitteln ist oft nur ein kleiner Bestandteil oder wird gar nicht explizit genannt. Die Überlassungsvereinbarung ist eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag, der die Details zur Nutzung der Arbeitsmittel regelt.
• Dienstanweisung/Unternehmensrichtlinie: Eine Dienstanweisung oder IT-Richtlinie legt allgemeine Verhaltensregeln und Prozesse im Unternehmen fest. Sie kann zwar Anweisungen zur Nutzung von Arbeitsmitteln enthalten, ersetzt aber keine individuelle Vereinbarung über die Überlassung. Letztere ist spezifischer und bindet den Arbeitnehmer direkt an die Nutzung und Haftung für das konkret überlassene Gerät.
• Leasingvertrag: Ein Leasingvertrag regelt die Miete oder Pacht von Gegenständen gegen Entgelt und ist ein eigenständiger Vertragstyp des Zivilrechts. Die Überlassung von Arbeitsmitteln im Arbeitsverhältnis ist hingegen eine Nebenpflicht des Arbeitgebers aus dem Arbeitsvertrag, die nicht primär auf ein Entgelt für die Nutzung des Geräts abzielt.

Was muss eine Vereinbarung über die Überlassung von Arbeitsmitteln enthalten?

Eine umfassende Vereinbarung sollte typischerweise folgende Hauptklauseln enthalten:

• Präambel/Einleitung: Benennung der Parteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer) und des Zwecks der Vereinbarung.
• Überlassene Arbeitsmittel: Eine genaue Beschreibung der überlassenen Geräte (z. B. Laptopmodell, Seriennummer, Smartphone-Modell) und gegebenenfalls des überlassenen Zubehörs und der Software.
• Zweck der Nutzung: Festlegung, ob die Nutzung ausschließlich dienstlich erfolgt oder ob eine private Mitnutzung gestattet ist.
• Umfang der privaten Nutzung (falls erlaubt): Detaillierte Regelungen, wie und in welchem Umfang eine private Nutzung erlaubt ist (z. B. keine Nutzung für illegale Zwecke, keine übermäßige Nutzung, die den dienstlichen Zweck beeinträchtigt).
• Rückgabe der Arbeitsmittel: Regelungen zur Rückgabe der Geräte bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, inklusive Löschung privater Daten und Sicherstellung der Übergabe aller Unternehmensdaten.

Was sind die Voraussetzungen für eine Überlassung von Arbeitsmitteln?

Für die Rechtsgültigkeit einer Vereinbarung über die Überlassung von Arbeitsmitteln sind folgende Voraussetzungen wichtig:

• Einigung der Parteien: Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sich über den Inhalt der Vereinbarung einig sein.
• Geschäftsfähigkeit: Beide Parteien müssen geschäftsfähig sein. Bei juristischen Personen muss die handelnde Person vertretungsberechtigt sein.
• Schriftform (empfohlen): Obwohl nicht immer zwingend gesetzlich vorgeschrieben, ist die Schriftform aus Beweisgründen und zur Schaffung von Rechtssicherheit dringend zu empfehlen. Das bedeutet, die Vereinbarung sollte von beiden Parteien eigenhändig unterschrieben werden.

Was heißt es, wenn eine private Nutzung erlaubt ist?

Wegen der Haftungsbegrenzung und Vermeidung eines geldwerten Vorteils ist es sinnvoll, die private Nutzung auszuschließen. Im Falle der erlaubten Privatnutzung von Telekommunikationseinrichtungen unterliegt der Arbeitgeber zudem dem Telemediengesetz. Danach besteht ohne ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers keine Befugnis des Arbeitgebers für eine Inhaltskontrolle.

In der gesetzlichen Unfallversicherung sind auch das mit einer versicherten Tätigkeit zusammenhängende Verwahren, Beförderung, Instandhalten und Erneuern eines Arbeitsgeräts oder einer Schutzausrüstung sowie deren Erstbeschaffung als versicherte Tätigkeit anzusehen, wenn diese auf Veranlassung des Unternehmers erfolgt. Der innere ursächliche Zusammenhang zwischen unfallverursachender Verrichtung und versicherter Tätigkeit ist gegeben, wenn die unfallverursachende Tätigkeit mit der Verwahrung, Beförderung, Instandhaltung oder Erneuerung eines Arbeitsgeräts bzw. mit den dafür erforderlichen Wegen zusammenhängt.

Was bedeutet „Fernmeldegeheimnis"?

Das Fernmeldegeheimnis schützt den Inhalt der Telekommunikation sowie deren Umstände vor unbefugter Kenntnisnahme durch Dritte. Im Kontext der Arbeitsmittelüberlassung bedeutet dies, dass der Arbeitgeber, wenn er die private Nutzung von Kommunikationsgeräten (z. B. Smartphones, E-Mail-Accounts) erlaubt, in der Regel nicht die Inhalte der privaten Kommunikation des Arbeitnehmers überprüfen darf.

Wer sind die Beteiligten bei der Überlassung von Arbeitsmitteln?

Werden dem Arbeitnehmer Arbeitsmittel überlassen, so bleibt der Arbeitgeber trotzdem Eigentümer. Er hat daher auch einen Herausgabeanspruch gegenüber dem Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer wird in rechtlicher Hinsicht lediglich zum Besitzer der Arbeitsmittel.

Was ist zu tun, wenn die Vereinbarung über die Überlassung von Arbeitsmitteln fertig ist?

Mit der Unterzeichnung des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers (bzw. durch den Vertretungsbefugten) ist diese Vereinbarung dann wirksam und wird Bestandteil des ursprünglichen Arbeitsvertrages. Arbeitnehmer und Arbeitgeber erhalten jeweils eine Abschrift der Vereinbarung und sollten diese, zusammen mit dem Arbeitsvertrag, aufbewahren.

Welche gesetzlichen Vorschriften sind anwendbar?

Relevantes Recht sind die:

• § 8 Abs. 2 Nr. 5 SGB VII
• § 14 SGB IV
• SGB III
• BSG, Urteil vom 25.02.1976, 8 RU 108/75

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