Cuenta de cobro

¿Qué es una cuenta de cobro?

Una cuenta de cobro es un documento mediante el cual una persona solicita a otra el pago por la prestación de un servicio o la venta de un bien. Se utiliza para dejar constancia de la deuda y los detalles del servicio o bienes por los cuales se solicita el pago. Por ejemplo, si se realizó la venta de un bien o la prestación de un servicio, el vendedor o contratista remitirá la cuenta de cobro para que esta sea pagada. Este documento es frecuentemente requerido para poder realizar el pago a los contratistas o independientes.

La cuenta de cobro es la primera solicitud del pago por la venta de algún bien o la prestación de algún servicio. En caso de que la persona a la cual se solicita el pago se niegue a hacerlo, se suele recurrir a cobros prejurídicos o acciones legales.

¿Cuál es la diferencia entre una cuenta de cobro y una factura?

Una factura es un documento legal que respalda una transacción comercial y tiene implicaciones tributarias. Su emisión requiere una resolución de facturación por parte de la DIAN y contiene los impuestos a cargo del vendedor así como las retenciones realizadas al comprador. Una cuenta de cobro no tiene implicaciones tributarias ni requiere resolución de la DIAN. Se utiliza por quienes no están obligados a facturar, pero necesitan un documento que respalde la transacción.

¿Qué hacer después de diligenciar la cuenta de cobro?

Una vez diligenciada, se debe imprimir y firmar. Si se entrega en físico, se deben llevar dos copias: una para entregar al deudor y otra para que sea sellada o firmada como constancia de recibido. Si se envía por medios digitales (correo electrónico o WhatsApp), no requiere trámites adicionales.

¿Qué debe contener una cuenta de cobro?

Una cuenta de cobro debe contener:

• Identificación de la persona que emite la cuenta de cobro (acreedor).
• Identificación de la persona que debe realizar el pago (deudor).
• Descripción detallada de los servicios o bienes por los cuales se está cobrando.
• Monto total a pagar.

Opcionalmente, puede incluir:

• Información de contacto del acreedor.
• Número de cuenta bancaria o producto financiero para realizar el pago.

¿Qué leyes regulan la cuenta de cobro?

Si bien no hay una ley específica para la cuenta de cobro, las siguientes normas son relevantes:

• Estatuto Tributario, art. 437, parágrafo 3: define los responsables del impuesto a las ventas.
• Decreto 1625 de 2016, art. 1.6.1.4.3: establece quiénes no están obligados a expedir factura.

¿Cómo modificar el modelo?

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.