28 de agosto de 2023
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28 de agosto de 2023
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El envío de documentos a través de correo sirve, dentro de sus variados propósitos, para dar a conocer información, entregar requerimientos, solicitar noticias o respuestas, entre otros.
El envío de cartas físicas era la forma de comunicación más común entre las personas, sin embargo, ha sido reemplazado por el correo electrónico u otras formas de comunicación instantánea en Internet. A pesar de esto, el envío de cartas físicas aún es utilizado en distintas áreas de la sociedad, especialmente para la notificación de conflictos legales, avisos comerciales, comunicaciones formales, entre otras.
En esta guía, se explicará de qué forma se puede realizar el envío de una carta, las implicancias de enviar un documento con "prueba de recepción", sus ventajas y desventajas y en que casos es conveniente usar este medio de envío. Asimismo, se explicará en que consiste el envío de cartas con entrega y contrafirma. Finalmente, se explicará cuándo en conveniente enviar una carta a través de "correo simple" y también a través de correo electrónico.
Una carta con "prueba de recepción" se refiere a aquella que se envía como carta certificada a través de un servicio de correos. Esto significa que, el envío cuenta con una certeza de entrega al destinatario previsto, su fecha y lugar de entrega.
En este método de envío, el remitente lleva personalmente la carta a una oficina de correos y solicita el envío de la misma como carta certificada. En la oficina de correos, la carta es registrada y se le asigna un número de seguimiento único, que permite al remitente monitorear el progreso y la ubicación de la carta durante todo el proceso de envío. Posteriormente, al entregarse la carta al destinatario, se registra este evento en el sitio web de la empresa de correos, quedando documentado para el remitente.
Certeza en la entrega
La carta certificada da fe pública, es decir, seguridad jurídica en relación con la autenticidad, de los siguientes datos asociados al envío de una carta:
La certeza en la entrega es particularmente importante en aquellos casos donde se requiere documentar que ciertos hechos han ocurrido. Por ejemplo, la notificación a un empleado de su despido, el aviso de cumplimiento de plazo en un contrato de arrendamiento a plazo fijo y, en general, todo hecho que se requiera probar posteriormente.
Seguimiento en línea
El envío de cartas certificadas permite el seguimiento en línea. Esto significa que el remitente puede verificar el estado del envío en el sitio web de la empresa de correos. Usualmente, se realiza a través de un número o código de seguimiento.
Costos adicionales
Las cartas certificadas tienen un costo de envío que es distinto al costo de envío de una carta que no cuenta con "prueba de recepción". Este costo de envío puede variar y depende de distintos factores, entre ellos, el lugar de origen y el lugar de destino, el peso y el tipo de documento.
Envío presencial
Para hacer el envío de una carta certificada es necesario ir presencialmente a las oficinas de la empresa de correo. En ella se efectúa la evaluación del documento a enviar, se ingresan los datos del remitente y del destinatario, además, si fuera necesario, se procede a pesar el documento para cotizar su entrega.
En general, las comunicaciones referidas a las notificaciones de despido, entre ellas las cartas de despidos disciplinarios, por desahucio y por causas objetivas, requieren el envío por carta certificada para asegurar la entrega de la información al empleado.
En los siguientes casos, el envío por carta certificada no es requerido obligatoriamente, pero sí es recomendable:
En general, se sugiere optar por el envío de cartas certificadas para todas aquellas comunicaciones que necesiten asegurar la certeza tanto en la recepción personal por parte del destinatario como en la fecha de dicha recepción.
El envío de cartas certificadas garantiza la entrega y, al mismo tiempo, proporciona certeza sobre información esencial como la recepción por parte del destinatario, la fecha y el lugar de entrega.
Esta modalidad de envío implica que el remitente, es decir, la persona que desea enviar la carta, la entrega personalmente al destinatario, solicitando su firma como prueba de su correcta recepción. En esta situación, se aconseja conservar una copia de la carta enviada, así como el registro de la firma del destinatario que tomó conocimiento de su contenido.
En este método de envío, el remitente entrega directamente la carta al destinatario en persona. Durante este proceso, el destinatario firma un documento que actúa como confirmación de la recepción de la carta y de su contenido.
Se recomienda la utilización de la entrega personal de cartas con firma de recepción en situaciones donde se requiere una confirmación de que el destinatario conoce el contenido de la carta y se busca establecer una fecha cierta de entrega. Por ejemplo, en los siguientes casos:
El método de entrega personal de cartas con firma de recepción asegura la entrega y proporciona certeza de que el destinatario ha aceptado el contenido de la carta, así como la fecha precisa de su entrega.
| Cartas certificadas | Entrega personal de cartas con firma de recepción |
| La diligencia de envío la ejecuta una empresa de correos. | La diligencia de envío es realizada por el remitente de la carta. |
| Su costo es establecido por la empresa de correos. |
Su costo puede variar según la ubicación del destinatario. |
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Es recomendable cuando se necesita una fecha cierta de entrega de la carta. |
Es recomendable cuando se necesita que el destinatario tome conocimiento del contenido de la carta. |
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Se registra la fecha de entrega y de envío en el sistema de la empresa de correos. |
No se existe registro en un sistema externo, depende de la interacción entre remitente y destinatario. |
La elección del método de envío más adecuado será determinada por la circunstancia particular en la que se encuentre el remitente de la carta.
Si es necesario tener un registro de la entrega de la carta, el sistema ofrecido por las empresas de correos que envían cartas certificadas con seguimiento en línea hace que la opción de la carta certificada sea más apropiada. Por otro lado, si es fundamental confirmar que el destinatario ha tomado conocimiento del contenido de la carta, la entrega personal con firma de recepción resulta más adecuada.
Ambos métodos proporcionan confiabilidad, pero la elección dependerá de la situación y la necesidad de garantizar la recepción o fecha de entrega y la toma de conocimiento del contenido de la carta.
El "correo simple" implica el envío de cartas mediante una empresa de correos, la cual recibe la correspondencia y la entrega al destinatario, sin proporcionar una confirmación del envío.
En este método de envío, es necesario asistir a las oficinas de la empresa de correo para efectuar la diligencia, proporcionar los datos del destinatario y efectuar la entrega de la correspondencia, de manera que esta pueda ser enviada posteriormente. En este caso, no se proporciona un número de seguimiento, ya que el correo simple no cuenta con esa característica.
Se recomienda el uso de este método, cuando no sea necesario contar con la confirmación de entrega, ni con la información sobre su fecha de recepción. Por esta razón, solo es recomendable en situaciones donde no exista posibilidad de disputas legales entre las partes. Asimismo, se recomienda, siempre, utilizar métodos que aseguren la entrega correcta del documento enviado, por ejemplo, envíos de cartas certificadas.
El método de entrega de una carta mediante "correo simple" proporciona certeza únicamente de la fecha de envío, y no de la entrega. Asimismo, no ofrece un código de seguimiento en línea.
El envío de cartas por correo electrónico se destaca, principalmente, por su inmediatez y bajo costo. Se recomienda usar el correo electrónico como medio de envío de cartas, cuando no se requiere certeza de su entrega al destinatario correcto, o confirmación de lectura.
Enviar una carta por correo electrónico implica adjuntar el contenido de un documento al mensaje y luego enviarlo mediante una plataforma de mensajería en línea. Se recomienda utilizar el correo electrónico como medio de envío de cartas, cuando no se requiere certeza de su entrega al destinatario correcto, o confirmación de lectura.
Se recomienda utilizar este método, cuando no sea necesario contar con la confirmación de entrega, ni con la información sobre su fecha de recepción. Es conveniente escribir en el contenido del correo electrónico una solicitud de confirmación de recepción, para que el destinatario responda con un acuse de recibo del documento. Algunos ejemplos de documentos que pueden enviarse por este medio son:
El método de entrega de una carta a través de correo electrónico garantiza solamente la fecha de envío, sin posibilidad de confirmar su recepción o lectura por parte del destinatario. A pesar de esto, es un procedimiento rápido y económico que posibilita el seguimiento personal de los correos electrónicos enviados.
El método de envío más conveniente va a depender de la situación específica en la que se encuentre el remitente de la carta. Sin embargo, es posible establecer una guía para la elección del método de envío:
Carta certificada o carta con "prueba de recepción"
Entrega personal de cartas con prueba de recepción
Carta por "correo simple"
Carta por correo electrónico