Convocatoria a la reunión del patronato de una fundación

Mediante este documento, el secretario o vicesecretario de una fundación podrá comunicar a los miembros del patronato o patronos la convocatoria de una reunión del patronato, es decir, del órgano de dirección de una fundación. Durante su reunión, los miembros del patronato pueden tomar decisiones sobre el funcionamiento y organización de la fundación, así como sobre las actividades que llevará a cabo en el futuro.

En esta convocatoria se informá a los miembros del patronato de, entre otros, el día en el que tendrá lugar la reunión, la forma en la que se llevará a cabo la reunión y los temas que serán discutidos.

En relación con este documento, se debe tener en cuenta que:

• Si lo que se desea es constituir una fundación, se deberán preparar los correspondientes estatutos de una fundación. Asimismo, si lo que se desea es recoger los acuerdos adoptados en una reunión del patronato ya realizada, se deberá preparar el correspondiente acta de la reunión del patronato.
  
  
• Si lo que se desea es convocar la reunión de la asamblea de una asociación, se deberán preparar la correspondiente convocatoria a la asamblea general de una asociación.
  
  
• Por otro lado, si lo que se desea es convocar a la reunión de la junta general de una sociedad mercantil se deberán tener en cuenta los siguientes documentos:
  • La convocatoria de la junta general de una sociedad limitada o anónima para notificar la reunión de la junta a los socios o accionistas de una sociedad limitada o anónima.
  • La convocatoria del consejo de administración de una sociedad limitada o anónima para notificar la reunión de los consejeros del consejo de administración de una sociedad limitada o anónima.
  • La convocatoria de la junta general de una sociedad limitada profesional para notificar la reunión de la junta general de una sociedad profesional.

• ¿Quién puede convocar la reunión del patronato?

Las reuniones del patronato serán convocadas por su secretario por orden del presidente, siempre que este lo estime necesario o conveniente.

Asimismo, se deberá convocar la reunión del patronato cuando lo solicite la tercera parte del número total de los miembros del patronato.

En todo caso, la convocatoria a la reunión se deberá preparar y enviar por el secretario del patronato o, en su caso, por el vicesecretario cuando actúa en sustitución del secretario y así lo permitan los estatutos de la fundación.

• ¿Qué tipo de acuerdos se pueden incluir en la convocatoria?

En la reunión del patronato para la cual se prepara la convocatoria se podrán tratar todos aquellos puntos que permitan cumplir los fines fundacionales de acuerdo con sus estatutos. Dentro de estas funciones, el patronato podrá adoptar los siguientes acuerdos:

• la aprobación de las cuentas anuales del ejercicio anterior;
• la aprobación del plan de actuación de la fundación;
• la aprobación de la gestión de la fundación del ejercicio anterior;
• el nombramiento, cese, sustitución o reelección de los miembros de órganos de administración que operan dentro del patronato (p. ej. del comité rector);
• la delegación de facultades y apoderamiento a uno o varios miembros del patronato si así lo permiten los estatutos;
• la aprobación de la remuneración de alguno de los miembros del patronato y sus cargos si así lo permiten sus estatutos;
• el nombramiento de los auditores de cuentas; y,
• la decisión de ceder o sustituir a uno o varios miembros del patronato;

Además, este documento es personalizable, pudiendo incluirse cualquier otro punto o asunto que el patronato desee discutir.

¿Cómo utilizar este documento?

El escrito de convocatoria es necesario para hacer constar por escrito todos los acuerdos que serán objeto de estudio por el patronato. Se trata así de un documento que permite la correcta comunicación a los miembros del patronato de los asuntos que serán debatidos en la reunión del patronato y que les garantiza la información necesaria para discutir sobre cada uno de los temas que serán tratados en la reunión.

• Contenido de la convocatoria

Esta convocatoria contiene el siguiente contenido mínimo para garantizar su validez:

• la fecha y el lugar en el que tendrá lugar la reunión;
• la fecha en la que se realiza el envío de la convocatoria;
• los datos del secretario o vicesecretario que realiza el envío de la convocatoria;
• la forma en la que se llevará a cabo la reunión, ya sea de forma personal o telemática; y
• los puntos o asuntos que serán debatidos en la reunión.

• Envío de la convocatoria

Una vez completada, esta convocatoria se deberá firmar por el secretario o, en su caso, por el vicesecretario del patronato de la fundación y se deberá enviar a cada uno de los miembros del patronato. El envío se deberá realizar con una antelación mínima de cinco días a la fecha de celebración de la reunión, y a través de un medio que garantice su recepción, teniendo siempre en cuenta lo indicado en los estatutos. El envío de esta convocatoria se podrá realizar por email siempre que así lo permitan los estatutos de la fundación.

Junto a esta convocatoria, el secretario o vicesecretario deberá adjuntar toda la documentación relevante o que deberá ser analizada por cada miembro del patronato con anterioridad a la fecha de la reunión (p. ej. un borrador del acta que se desea aprobar, un resumen de las cuentas anuales que se desean aprobar, una copia del plan de actuación que será objeto de aprobación, un borrador del contrato de venta de un bien de la fundación que se desea aprobar, etc.).

Derecho aplicable

En general, le será de aplicación a esta convocatoria a la reunión del patronato la siguiente legislación:

• Ley 50/2002, de 26 de diciembre, de Fundaciones.
• Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de Régimen Fiscal de las Entidades sin Fines Lucrativos y de los Incentivos Fiscales al Mecenazgo.
• Real Decreto 1611/2007, de 7 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento del Registro de fundaciones de competencia estatal.
• Real Decreto 1337/2005, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de fundaciones de competencia estatal.

De forma particular se recuerda que, para aquellos casos en los que el ámbito territorial de actuación de la fundación sea autonómico, se deberá tener en cuenta la legislación de cada comunidad autónoma.

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