Studieovereenkomst

Wat is een studieovereenkomst?

Een studieovereenkomst kan gebruikt worden wanneer een werknemer een opleiding gaat volgen terwijl hij een baan heeft, om de afspraken die de werknemer en de werkgever hierover gemaakt hebben, vast te leggen. Een werknemer kan een opleiding volgen om bijvoorbeeld extra kennis op te doen en daarmee de werkzaamheden in zijn functie te verbeteren, of om zich om te scholen, om zo in een andere functie te kunnen doorstromen. Regelmatig wordt een werknemer dan ook door de werkgever aangespoord of verplicht gesteld om een opleiding te volgen.

Om de afspraken over de dagen die de werknemer afwezig mag zijn ten behoeve van de opleiding, en de tegemoetkoming van de werkgever in de opleidingskosten goed vast te leggen, kan een studieovereenkomst worden opgesteld. Er dient hierbij rekening gehouden te worden met de eventuele voorwaarden omtrent scholing die zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst van de werknemer, en de eventueel toepasselijke cao (collectieve arbeidsovereenkomst met arbeidsvoorwaarden die van toepassing zijn op alle werknemers die onder de cao vallen).

De werkgever is verplicht scholing mogelijk te maken voor werknemers, als dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie van de werknemer.

Is het verplicht om een studieovereenkomst te hebben?

Het is niet verplicht om een studieovereenkomst te hebben. Echter, het kan nuttig zijn om afspraken vast te leggen tussen een werkgever en een werknemer als het gaat om het volgen van een opleiding of cursus. Een studieovereenkomst kan duidelijkheid geven over zaken als de kosten van de opleiding, studieverlof en terugbetalingsverplichtingen als de werknemer de organisatie vroegtijdig verlaat.

Als een werkgever echter wil dat een werknemer studiekosten terugbetaalt voor een niet-verplichte studie wanneer de werknemer weggaat, moet er verplicht een schriftelijke studieovereenkomst (of een beding in de arbeidsovereenkomst, cao of personeelsreglement) afgesloten zijn voordat de studie begint. Zonder een studieovereenkomst of een bepaling in de arbeidsovereenkomst, cao of personeelsreglement is de werknemer niet verplicht om studiekosten terug te betalen.

Wat is een verplichte studie in een studieovereenkomst?

Indien sprake is van een door de werkgever verplicht gestelde opleiding, of een opleiding die de werknemer noodzakelijk moet volgen, dient de opleiding:

• Plaats te vinden tijdens de normale werkuren van de werknemer. Indien de opleidingsuren buiten de normale werkuren plaatsvinden worden deze uren door de werkgever vergoed in de vorm van geld of uren.
• Volledig te worden betaald door de werkgever (bv. studiemateriaal, examengelden, reiskosten en verblijfskosten).

Een opleiding die noodzakelijk is voor het verkrijgen, behouden of vernieuwen van een beroepskwalificatie is uitgezonderd van deze regels. Een beroepskwalificatie is een vastgesteld aantal competenties die iemand nodig heeft om een beroep uit te oefenen en kan in de meeste gevallen worden behaald middels een opleiding. Deze opleidingen worden niet gezien als verplichte opleidingen volgens de bovenstaande regels. De werkgever is dan ook niet verplicht de kosten te vergoeden. Voor een lijst met opleidingen die worden aangemerkt als een beroepskwalificatie kan het overzicht gereglementeerde beroepen geraadpleegd worden.

Als in de wet of cao staat dat de werkgever een bepaalde beroepskwalificatie moet aanbieden, wordt dit wel gezien als een verplichte opleiding.

Krijgt een werknemer verlof voor een studie bij een studieovereenkomst?

Vaak geeft een werkgever de werknemer die een niet-verplichte opleiding gaat volgen studieverlof. Studieverlof is de toestemming van de werkgever dat de werknemer tijdens werkuren afwezig mag zijn omdat hij naar de opleidingslessen gaat, examen heeft, of moet studeren voor examens. De werknemer wordt meestal ook doorbetaald door de werkgever tijdens het studieverlof.

In de studieovereenkomst kan worden vastgelegd hoeveel studieverlofuren de werknemer krijgt, en of deze doorbetaald worden. Voor het opnemen van verlof kan tevens een verlofovereenkomst gebruikt worden.

Wat is een tegemoetkoming in een studieovereenkomst?

De werkgever kan de werknemer die een niet-verplichte opleiding volgt tegemoetkomen in de kosten van de opleiding. In de studieovereenkomst kan worden vastgelegd hoeveel de werkgever betaald aan leskosten, examenkosten, diplomakosten en kosten aan verplicht gesteld studiemateriaal (boeken etc.).

Moet een werknemer studiekosten (terug)betalen bij een studieovereenkomst?

Bij een niet-verplichte opleiding kan een terugbetalingsverplichting opgenomen worden. Een terugbetalingsverplichting is de verplichting voor de werknemer om (een deel van) de opleidingskosten terug te betalen. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn indien de werknemer op staande voet ontslagen wordt (ontslag met een dringende reden), of indien de werknemer zijn studie niet afrond en/of het diploma niet behaald.

Ook kan een terugbetalingsregeling worden overeengekomen. Dit houdt in dat de werknemer een bepaalde periode na afronding van de opleiding in dienst dient te blijven bij de werkgever. Indien hij vóór afloop van die bepaalde periode uit dienst treedt, en uitdiensttreding niet op initiatief van de werkgever was, moet hij een (gedeelte van) de opleidingskosten die de werkgever betaald heeft, terugbetalen.

Indien een terugbetalingsregeling wordt opgenomen:

• moet de regeling duidelijk en redelijk zijn;

• dient de verplichting beperkt zijn tot een bepaalde periode die niet onredelijk lang is;

• dient een glijdende schaal te zijn toegepast.

Een glijdende schaal houdt in dat het gedeelte van de opleidingskosten dat terugbetaald moet worden door de werknemer, minder wordt naarmate de werknemer langer werkzaam blijft bij de werkgever.

Bijvoorbeeld: indien de arbeidsovereenkomst van de werknemer binnen 1 jaar na afronding van de opleiding eindigt, betaalt de werknemer 100% van de opleidingskosten terug. Indien de arbeidsovereenkomst van de werknemer binnen 1 tot 2 jaar na afronding van de opleiding eindigt, betaalt de werknemer 75% van de opleidingskosten terug, enzovoort.

Wat is niet toegestaan in een studieovereenkomst?

Indien de studie verplicht is gesteld door de werkgever of noodzakelijk is voor de werknemer, mag de opleiding niet buiten de normale werkuren plaatsvinden zonder vergoeding door de werkgever. De werkgever moet de opleidingsuren die buiten de normale werkuren vallen, compenseren in de vorm van geld of extra uren. Daarnaast mag de werknemer niet zelf opdraaien voor de kosten van de opleiding; deze moeten volledig door de werkgever worden betaald, inclusief studiemateriaal, examengelden, reiskosten en verblijfskosten.

Een verplichte opleiding die noodzakelijk is voor het verkrijgen, behouden of vernieuwen van een beroepskwalificatie is uitgezonderd van deze regels. In dat geval is de werknemer niet verplicht de kosten te vergoeden.

Wat moet er gedaan worden nadat een studieovereenkomst is opgesteld?

Na het opstellen van de studieovereenkomst dienen de werkgever en werknemer deze te ondertekenen om de afspraken formeel te maken. Zowel de werkgever als de werknemer dienen een ondertekend exemplaar van de overeenkomst te bewaren voor hun administratie. De overeenkomst dient als bewijs van de afspraken en kan worden gebruikt om geschillen op te lossen mochten die ontstaan. Daarnaast is het belangrijk om de afspraken na te komen zoals vastgelegd in de overeenkomst.

De overeenkomst kan eventueel aan het personeelsdossier van de werknemer toegevoegd worden of als aan de arbeidsovereenkomst tussen de werkgever en de werknemer worden gevoegd.

Wat moet een studieovereenkomst bevatten?

Een studieovereenkomst moet de volgende informatie bevatten:

• of het een verplichte opleiding betreft en studieverlof;
• de doelstellingen en beoogde resultaten van de opleiding;
• de tegemoetkoming van de werkgever in de kosten die de werknemer maakt ten behoeve van de opleiding (opleidingskosten, reiskosten en verblijfskosten);
• de terugbetalingsverplichting en terugbetalingsregeling.

Welke wetten zijn van toepassing op een studieovereenkomst?

Op de studieovereenkomst is Boek 6 Burgerlijke Wetboek en Regeling vaststelling lijst gereglementeerde beroepen.

Het model bewerken?

U vult een formulier in. Het document wordt naargelang uw antwoorden per sectie opgemaakt.

Aan het einde ontvangt u het in de formaten Word en PDF. U kunt het bewerken en het opnieuw gebruiken.