Faktura

Vad är en faktura?

En faktura är ett dokument som anger ett betalningskrav och skickas ofta från företag till en kund som köpt en vara eller tjänst. För den som skickar en faktura (säljaren) fungerar dokumentet även som ett bokföringsverifikat och ett momsredovisningsunderlag.

Att betala någonting på faktura innebär oftast att en vara blir levererad, eller att en tjänst utförs, först och att betalning sker i efterhand.

Vad finns det för olika typer av fakturor?

Det finns två olika typer av fakturor, fullständig och förenklad faktura, där den senare inte behöver innehålla lika många uppgifter som en fullständig faktura. För att en förenklad faktura ska bli aktuell krävs att något av följande är uppfyllt:

• Fakturans totalbelopp uppgår till max 2 000 SEK, inklusive moms
• Handelsbruket inom den berörda verksamheten, administrativ praxis eller de tekniska förutsättningarna för utfärdandet av fakturan gör det svårt att utfärda en fullständig faktura
• Fakturan är en kreditnota som likställs med en faktura

I en förenklad faktura räcker det med att datum för utfärdandet, identifiering av säljaren, typ av varor/tjänster som sålts samt moms framgår. Rör det sig om en kreditnota ska det även hänvisas till den ordinarie fakturan, samt framgå vilka förändringar som skett. En fullständig faktura är betydligt mer omfattande där utöver vad som ska framgå av en förenklad faktura även ska framgå t.ex. säljarens momsregistreringsnummer och fakturans löpnummer, d.v.s. det nummer som identifierar fakturan.

Vilken typ av faktura är vanligast?

En säljare ska enligt huvudregeln upprätta en fullständig faktura. En förenklad faktura kan endast upprättas i undantagsfall då något av följande är uppfyllt:

• Fakturans totalbelopp uppgår till max 2 000 SEK, inklusive moms
• Handelsbruket inom den berörda verksamheten, administrativ praxis eller de tekniska förutsättningarna för utfärdandet av fakturan gör det svårt att utfärda en fullständig faktura
• Fakturan är en kreditnota som likställs med en faktura

Vad är skillnaden mellan en faktura och en direktbetalning?

En faktura skiljer sig från en direktbetalning på så sätt att betalningen sker vid ett senare tillfälle än själva köpet. En direktbetalning sker å andra sidan i samband med att en vara överlåts från säljare till köpare eller då en tjänst genomförs.

Måste en faktura upprättas?

Ja, säljer ett företag varor eller tjänster till ett annat företag ställs krav på att säljaren upprättar en faktura.

Säljer ett företag varor eller tjänster till en privatperson ställs i de flesta fall inget krav på att en faktura upprättas även om det är att föredra, om betalning inte sker direkt i samband med köpet. Fakturan fungerar då som ett bevis på att ett köp har skett och att betalning ska genomföras. I följande situationer ställs dock krav på faktura även då köparen är en privatperson:

• Vid försäljning av bygg- och anläggningstjänster
• Vid försäljning av nya transportmedel
• Vid unionsintern distansförsäljning av varor från ett annat EU-land till privatpersoner i Sverige

Vad kan inte inkluderas i en faktura?

En faktura ska inte innehålla någon information om kvittens för betalning. En faktura innebär ett betalningskrav och skiljer sig på så sätt från ett kvitto som fungerar som ett bevis på att en betalning skett.

Vilka är de rättsliga förutsättningarna för att kunna upprätta en faktura?

För att en faktura ska kunna upprättas krävs att ett köp av en vara eller tjänst har genomförts och att betalning ska ske i efterhand utefter villkoren i fakturan.

Innan någon väljer att sälja på faktura bör en kreditupplysning göras på kunden för att minska risken för utebliven betalning. Om kreditupplysningen visar på dålig betalningsförmåga, och köparen är en privartperson, är det säkrare att välja ett annat betalningssätt, som t.ex. direkt kontantbetalning.

Vem kan upprätta en faktura?

En faktura ska i de flesta fall upprättas av säljaren. Det finns dock situationer då köparen kan upprätta en faktura, s.k. självfakturering. Självfakturering är endast möjligt om:

• köparen och säljaren har upprättat ett avtal om självfakturering, och
• det finns ett tillvägagångssätt för säljaren att godkänna en faktura som upprättats av köparen.

Vem kan inte upprätta en faktura?

Det är i de flesta fall inte möjligt för en köpare att upprätta en faktura utan denna skyldighet ligger hos säljaren. Har parterna avtalat om att köparen ska kunna upprätta fakturor och det finns ett tillvägagångssätt för säljaren att godkänna en faktura är det dock möjligt.

Hur lång period kan en faktura vara gällande?

En faktura innebär ett betalningskrav och är gällande fram tills betalning sker. Fakturan ska betalas inom den period som anges på fakturan. Sker betalning försent tillkommer ofta en påminnelseavgift, och för företagskunder en förseningsavgift, som ska betalas utöver fakturabeloppet. Även om betalningsdatumet passeras fortsätter fakturan att vara gällande.

Vad ska göras efter en faktura upprättats?

En faktura upprättas vanligtvis av säljaren och ska ske i samband med ett köp. Därefter ska den skickas till köparen som i sin tur ska betala beloppet som framgår inom utsatt tid. Har parterna kommit överens om att köparen ska upprätta fakturan själv, genom s.k. självfakturering, är även detta möjligt förutsatt att det finns ett tillvägagångssätt för säljaren att godkänna den. Upprättas fakturan av köparen ska den skickas till säljaren för godkännande innan betalning sker.

En faktura kan både skickats mellan parterna via post eller digitalt, t.ex. e-post.

Är det nödvändigt med notarisering av en faktura för att den ska anses giltig?

Nej, det ställs inget krav på notarisering av fakturor.

Ska en faktura registreras någonstans?

En faktura ska inte registreras någonstans.

Ska en faktura bevittnas?

Det ställs inget krav på att en faktura bevittnas.

Vilka kostnader är involverade vid upprättandet av en faktura?

Är det avtalat mellan köpare och säljare kan en fakturaavgift tas ut i samband med att en faktura upprättas, syftet med detta är att täcka upp för administrativa avgifter.

Sker betalningen inte inom utsatt tid skickar vidare många företag en påminnelse tillsammans med en påminnelseavgift om max 60 SEK, detta är dock inte något som är obligatoriskt. Vanligtvis blir köparen även skyldig att betala dröjsmålsränta, vilket beräknas i procent per dag på det obetalda beloppet. Dröjsmålsränta börja löpa först 30 dagar från att fakturan upprättats. Är köparen ett företag tillkommer ofta även en förseningsavgift om 450 SEK, även detta blir aktuellt först efter 30 dagar från att fakturan upprättats.

Sker fortfarande ingen betalning kan den som har ställt ut fakturan vända sig till ett inkassobolag och därefter Kronofogden för att få hjälp att driva in skulden, vilket medför ytterligare kostnader.

Vad ska en faktura innehålla?

Av en fullständig faktura ska följande information framgå:

• Vad som köpts (d.v.s. mängd och art av den vara eller tjänst som betalningskravet avser)
• Datum för köp
• Datum för utfärdande av fakturan
• Betalningsuppgifter
• Betalningsfrist (d.v.s. sista datum för betalning)
• Momsregistreringsnummer till säljare (d.v.s. det unika nummer som getts ut från Skatteverket som används vid inbetalning av mervärdesskatt)
• Momsregistreringsnummer till köpare om denne är momsredovisningsskyldig för köpet (endast aktuellt vid omvänd betalningsskyldighet)
• Löpnummer (d.v.s. ett unikt nummer som identifierar en specifik faktura)
• Uppgifter till köpare och säljare
• Beskattningsunderlag (d.v.s. enhetspris exklusive moms)
• Momssats (d.v.s. procentandel som ska betalas i moms, vanligtvis 25 %)
• Momsbelopp (d.v.s. summa som ska betalas i moms som tillägg till priset)

Av en förenklad faktura räcker det att följande information framgår:

• Datum för utfärdande av fakturan
• Identifiering av säljaren (här ska anges momsregistreringsnummer, personnummer eller organisationsnummer)
• Identifiering av vilken typ av varor/tjänster som sålts
• Momsbelopp eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna moms
• Om det rör sig om en ändringsfaktura, t.ex. kreditnota, ska även en hänvisning till den ordinarie fakturan och dess löpnummer inkluderas

Vilka lagar är tillämpliga på fakturor?

Regler för fakturering återfinns främst i mervärdesskattelagen (2023:200) och faktureringsdirektivet (rådets direktiv 2001/115/EG).

Regler kring konsumentköp återfinns i konsumentköplagen (1990:932) gällande köp av varor och i konsumenttjänstlagen (1985:716) gällande köp av tjänster.

Regler kring andra köp, d.v.s. köp som inte klassas som konsumentköp, återfinns i köplagen (1990:931).

Regler kring dröjsmålsränta återfinns i räntelagen (1975:635).

Ändra mallen?

Du fyller i ett formulär. Dokumentet utarbetas direkt efter hand som du besvarar frågorna.

Till sist får du det i Word- och PDF-format. Du kan ändra och återanvända det.