25 oktober 2023
25 oktober 2023
När ett brev har upprättats ska det skickas till mottagaren. Detta kan ske på olika sätt och vilket som är mest fördelaktigt i det enskilda fallet varierar. Innan ett brev skickas är det en god idé att kolla upp om mottagaren har synpunkter eller rutiner för hur brev ska skickas till dem.
Ett rekommenderat brev är en särskild typ av postsändning som ger extra säkerhet och bevis för att ett brev har skickats och mottagits. Skickas ett dokument med rekommenderat brev får avsändaren en skriftlig bekräftelse både på att brevet har skickats och att det har mottagits. Ett rekommenderat brev tilldelas även ett spårningsnummer vilket gör det möjligt att följa försändelsen.
Ett rekommenderat brev skickas till ett postombud där mottagaren måste legitimera sig för att hämta ut det.
Fördelen med att skicka post med rekommenderat brev är att det ger en högre nivå av säkerhet jämfört med att skicka brev via vanlig post. Juridiska dokument innehåller i många fall känsliga uppgifter varför det är av stor vikt att de hanteras på ett säkert sätt. Genom att skicka dokument med rekommenderat brev kan de spåras och det kan försäkras att mottagaren tagit del av innehållet. Skickas dokument via vanlig post är det inte säkert att mottagaren tagit del av innehållet trots att det levererats till dennes brevlåda.
En nackdel med rekommenderat brev är att kostnaden är högre än för brev som skickas med vanlig post. Priset för rekommenderat brev beror på vikt och vilket företag som ska leverera posten. En annan nackdel är att det kan ta längre tid än leverans med vanlig post. Detta i och med att mottagaren av ett rekommenderat brev måste kvittera ut det i person medan ett brev som skickas med vanlig post kan levereras till mottagarens dörr.
Det ställs inte upp något allmänt krav i lag på att post ska skickas med rekommenderat men har det t.ex. överenskommits i ett avtal ska det följas. Ska en handling vidare skickas i original bör det vara av avsändarens intresse att den skickas på ett så säkert sätt som möjligt.
I vissa fall ställs det i lag upp krav på att en handling ska överlämnas i person. Om detta inte är möjligt brukar försändelse via rekommenderat brev accepteras.
Överlämning i person innebär att ett brev fysiskt överlämnas till en person utan någon mellanhand som t.ex. en posttjänst. Detta är ett ännu säkrare alternativ än att skicka brev via rekommenderat brev i och med att avsändaren får en omedelbar bekräftelse på att brevet mottagits. Överlämning av brev i person minskar risken för förlust och försening.
Denna typ av överlämning används främst vid uppsägning av avtal eller delgivning av viktiga dokument inför en rättslig process.
E-tjänster används ofta av myndigheter och innebär att ett brev skickas via digitala medel och elektroniska plattformar. Detta möjliggör hantering av dokumentation på nätet och någon traditionell posthantering är alltså inte nödvändig.
Många gånger föredrar myndigheter att brev skickas via deras e-tjänst då det är ett säkrare alternativ än både vanlig post och rekommenderat brev. Dokument som hanteras via e-tjänster är ofta skyddade med kryptering och andra säkerhetsåtgärder för att förhindra obehörig åtkomst.
Att skicka post via en e-tjänst är både effektivt och miljövänligt.
Vanlig post skickas med någon av de posttjänster som finns i Sverige precis som rekommenderade brev. Skillnaden dem emellan är att vanlig post inte är spårbar och hantering sker utan några extra säkerhetsåtgärder. Skickas dokument med vanlig post tilldelas avsändaren varken någon bekräftelse på leverans eller mottagande.
Det ställs inte upp något krav på att mottagaren personligen hämtar ut denna typ av post vilket innebär att den kan skickas till mottagarens dörr i stället för ett postombud. Kostnaden för att skicka brev med vanlig post är vidare lägre än kostnaden för rekommenderade brev.
I och med att juridiska dokument ofta innehåller känslig information och det är viktigt att de levereras till rätt person är det mer riskabelt att använda sig av vanlig post.
Att skicka brev med e-post innebär att det skickas digitalt från en e-postadress till en annan. I de flesta fall är det tillåtet att skicka juridiska dokument via e-post men det kan vara bra att kontrollera detta med mottagaren i förväg. Ska dokumentet signeras innan det skickas kan det antingen ske elektroniskt via någon e-signaturtjänst eller i person. Sker signering i person kan dokumentet skrivas ut, signeras, skannas in och därefter bifogas e-postmeddelandet.
När juridiska dokument skickas via e-post är det viktigt att säkerställa att e-postmeddelandet och dokumentet i sig är ordentligt kryperade för att förhindra obehörig åtkomst.
Är parterna överens, och kryptering kan säkerställas, kan e-post vara en bra metod för att skicka juridiska dokument då det innebär en snabb leverans. Det kan vara särskilt användbart då det finns tidfrister att ta hänsyn till.
Även då leverans av e-post normalt sker direkt kan det vara svårt att bevisa att ett dokument faktiskt mottagits, vilket kan leda till tvist. Vissa e-posttjänster erbjuder dock en möjlighet för avsändaren att få en leveransbekräftelse eller en avisering om att ett e-postmeddelande eller en bilaga öppnats. Finns inte sådan möjlighet är rekommenderade brev, e-tjänster och överlämning av brev i person säkrare alternativ för att skicka juridiska dokument.
Hur ett brev ska skickas beror i första hand på vad som framgår av lag. Då ingenting framgår av lag, vilket hör till vanligheten, är avgörande vad parterna kommit överens om i avtal eller på annats sätt. Finns ingen överenskommelse kan avsändaren kontakta mottagaren för att kontrollera om några rutiner, riktlinjer eller liknande finns att följa gällande leverans av brev. I annat fall är det upp till avsändaren själv att avgöra vilket leveranssätt som föredras.
Ett dokument som skickas med rekommenderat brev skickas till ett postombud där mottagaren sedan, tillsammans med sin legitimation, kan kvittera ut det. Denna typ av brev innebär en extra säkerhet då det kan spåras. Vidare skickas en bekräftelse till avsändaren både då brevet skickats och då det mottas. Vanlig post skickas via samma posttjänster som rekommenderade brev men utan denna säkerhet. Vanlig post är ett billigare alternativ men innebär också en större risk för att brevet kommer bort eller hamnar i fel persons händer.
Brev som överlämnas i person är ett av de säkraste sätten att leverera brev på, i och med att avsändaren får omedelbar bekräftelse på att brevet kommit fram. Nackdelen med denna typ av leveranssätt är dock att avsändaren fysiskt måste ta sig till mottagaren.
E-tjänster används i stor utsträckning av myndigheter och är ofta deras föredagna sätt att mottaga brev. Brevet skickas då digitalt via digitala medel och elektroniska plattformar. För de som inte har tillgång till e-tjänster men ändå vill skicka brev digitalt är e-post ett bra alternativ. När brev skickas digitalt är det viktigt att förhindra obehörig åtkomst vilket ofta görs via kryptering. Att skicka brev digitalt är både effektivt och miljövänligt.