Kallelse till årsstämma

Vad innebär en kallelse till årsstämma?

Alla aktiebolag måste en gång om året hålla en årsstämma där viktiga beslut som fastställande av resultat- och balansräkning fattas. En kallelse till årsstämma kan förklaras som en inbjudan till bolagets aktieägare att närvara.

Kallelsen ska utfärdas på det sätt som framgår i bolagsordningen, d.v.s. bolagets interna regler, och samtliga aktieägare som senast på dagen för stämman är införd i aktieboken har rätt att delta i årsstämma.

Vad är skillnaden mellan en kallelse till en årsstämma och en kallelse till en extra bolagsstämma?

Skillnaden mellan en årsstämma (ordinarie bolagsstämma) och en extra bolagsstämma är främst vad som tas upp på mötet. En årsstämma brukar i regel besluta om fastställande av resultat- och balansräkning, ansvarsfrihet för styrelseledamöter och den verkställande direktören och åtgärder med anledning av vinst och förlust. På en extra bolagsstämma kan i stället beslutas om saker som inte kan vänta till nästa årsstämma. Det kan t.ex. röra sig om ändring av bolagsordning, val av styrelse och vinstutdelning.

En årsstämma ska vidare endast hållas en gång per år medan en extra bolagsstämma ska hållas då styrelsen anses att det behövs eller då en revisor eller en aktieägare som innehar minst 10 % av bolagets aktier skriftligen begär det.

Det ställs samma krav på kallelsen oberoende av vilken typ av stämma som ska hållas.

Måste ett kallelse upprättas?

Ja, en kallelse ska upprättas skriftligen och skickas till aktieägarna på det sätt som framgår av bolagsordningen. Sker kallelsen ske på fel sätt får årsstämman i de flesta fall inte besluta i frågor som rör de aktieägare som påverkas av felet utan samtycke.

Vad är ett aktiebolag?

Ett aktiebolag är en juridisk person vars kapital är uppdelat i aktier som ägs av aktieägare. Ägarna har rätt till utdelning då bolaget går med vinst och rätt till andel av bolagets tillgångar vid eventuell likvidation, d.v.s. upplösning av bolaget.

Ett aktiebolag kan antingen vara privat eller publikt där skillnande är att aktierna i ett publikt bolag går att köpa på den öppna marknaden (d.v.s. börsen) medan det inte är möjligt för privata bolag.

Vad är en årsstämma?

Årsstämman är ett aktiebolags högst beslutande organ och hålls en gång per år för att fatta beslut i viktiga frågor som fastställande av resultat- och balansräkning.

Vad ska inte inkluderas i en kallelse?

Kallelsen ska inte innehålla onödig information som t.ex. detaljerad information om beslutsförslag eller beslutsunderlag för årsredovisningen.

Vem kan upprätta en kallelse?

Det är ett aktiebolags styrelse som bär ansvaret för att samtliga aktieägare kallas till årsstämman. Styrelsen består av en sammansättning personer som har utsetts på tidigare bolagsstämma (årsstämma eller extra bolagsstämma) och ansvarar för den övergripande förvaltningen av bolaget. Rent praktiskt upprättas kallelsen ofta av styrelsens ordförande eller annan ledamot som getts behörighet.

Aktieägare som senast på dagen för stämman är införd i aktieboken har rätt att delta i årsstämma.

Vem kan inte upprätta en kallelse?

Det är inte möjligt för annan än styrelsen att kalla till årsstämma. Önskar t.ex. bolagets VD, eller annan, kalla till årsstämma kan det föreslås för styrelsen men det är endast styrelsen i sig som har behörighet att faktiskt fatta beslut om kallelse.

Hur lång period kan en kallelse vara gällande?

En kallelse till årsstämma har ingen tidsbegränsad giltighet men det ställs krav på att den upprättas tidigast sex veckor och senast fyra veckor innan utsatt datum för stämman.

För privata aktiebolag kan det anges i bolagsordningen att kallelse till årsstämma senast får ske två veckor i förväg.

Vad ska göras efter kallelsen upprättats?

När kallelsen är upprättad ska den skickas till samtliga aktieägare på det sätt som det framgår av bolagsordningen. I vissa fall krävs dock att kallelse även sker via post, så är fallet t.ex. om årsstämman ska äga rum vid annan tid än vad som framgår av bolagsordningen.

Kallelsen ska tidigast skickas sex veckor och senast fyra veckor innan årsstämman. För privata bolag kan det i bolagsstämman bestämmas att kallelse senast får ske två veckor i förväg.

Vilka dokument ska bifogas en kallelse?

Om det i bolagsordningen framgår att styrelsen inför en stämma får samla in fullmakter från aktieägare som ska företrädas av ombud ska sådant fullmaktsformulär bifogas kallelsen.

Utöver eventuellt fullmaktsformulär ska det normalt inte bifogas några bilagor med kallelsen. Senast två veckor innan stämman ska dock dokument som kommer ligga till grund för beslut som ska fattas på stämman hållas tillgängliga för aktieägarna. Här avses t.ex. årsredovisningen revisionsberättelse, förslag till vinstdeposition och liknande.

Är det nödvändigt med notarisering av en kallelse för att det ska anses giltig?

Nej, det ställs inget krav på notariseing av en kallelse.

Ska en kallelse registreras någonstans?

Nej, en kallelse ska inte registreras någonstans.

Ska en kallelse bevittnas?

Nej, det ställs inget krav på att en kallelse bevittnas.

Vad ska en kallelse till en årsstämma innehålla?

En kallelse till årsstämma ska utfärdas på det sätt som framgår i bolagsordningen och följande information ska framgå:

• Tid och plats för stämman
• Förslag på dagordning (de ärenden som ska behandlas ska numreras)
• Information om aktieägarnas rätt att delta på stämman
• Ska rösträtt kunna utövas genom fullmakt enligt bolagsordningen ska det framgå hur detta ska genomföras

Skulle kallelsen ske på fel sätt får årsstämman i de flesta fall inte besluta i frågor som rör de aktieägare som påverkas av felet utan samtycke.

Vilken lag tillämplig vid upprättandet av en kallelse till en årsstämma?

Regler kring kallelse till årsstämma återfinns i aktiebolagslagen (2005:551).

Ändra mallen?

Du fyller i ett formulär. Dokumentet utarbetas direkt efter hand som du besvarar frågorna.

Till sist får du det i Word- och PDF-format. Du kan ändra och återanvända det.