Stämmoprotokoll för extra bolagsstämma

Vad är ett stämmoprotokoll för en extra bolagsstämma?

Ett stämmoprotokoll är en skriftlig handling som upprättas vid en bolagsstämma. I protokollet ska antecknas vad som framkommit under stämman.

Bolagsstämman är ett aktiebolags högst beslutfattande organ och ska enligt lag hållas minst en gång per år. En extra bolagsstämma kan hållas om styrelsen anser att det finns skäl till det, d.v.s. om något beslut måste fattas innan nästa ordinare bolagsstämma. En extra bolagsstämma ska även hållas då en revisor eller ägare till minst en tiondel av aktierna i bolaget skriftligen begär det för att behandla ett visst ärende.

Vad finns det för olika typer av protokoll för en bolagstämma?

En extra bolagsstämma ska hållas om ett aktiebolag ska likvideras, d.v.s. lösas upp, men kan även hållas i andra fall då det anses nödvändigt. Detta dokument kan användas vid samtliga situationer bortsett från vid en likvidation. Ska ett aktiebolag likvideras ska ett specifikt protokoll för detta upprättas.

Ska en ordinarie bolagsstämma (d.v.s. årsstämma) hållas ska ett specifikt protokoll för detta upprättas.

Vilken typ av protokoll är vanligast?

Den vanligaste typen av stömmoprotokoll är det som upprättas under årsstämman, d.v.s. den ordinarie bolagsstämman. Detta då det ställs krav på att samtliga aktiebolag håller en sådan varje år. En extra bolagsstämma är inget krav utan hålls endast då det anses nödvändigt, d.v.s. då ett aktiebolag måste fatta beslut om någonting innan tiden för nästa årsstämma.

Vad är skillnaden mellan ett protokoll för extra bolagsstämma och ett protokoll för årsstämma?

I samtliga stämmoprotokoll ska antecknas vad som framkommit under stämman. Ett protokoll för en årsstämma och ett protokoll för en extra bolagsstämma ska dock upprättas för olika syften och innehåller därför olika typer av information.

En årsstämma ska främst behandla obligatoriska frågor som framgår av lag och ett aktiebolags bolagsordning, d.v.s. interna regler, medan en extra bolagsstämma kan behandla frivilliga frågor som anses nödvändiga för ett specifikt aktiebolag. En extra bolagsstämma kan t.ex. hållas för att ändra bolagsordningen, besluta om nyemmission eller förändra i styrelsen.

Exempel på obligatoriska frågor som ska tas upp under årsstämman:
- Fastställande av årsredovisning
- Beslut hur årsresultatet ska födelas/hanteras
- Val av styrelse och revisorer

Måste ett stämmoprotokoll upprättas?

Ja, det ställs krav på att ett protokoll upprättas vid varje bolagsstämma.

Vad är ett aktiebolag?

Ett aktiebolag är en juridisk person, d.v.s ett företag, som kännetecknas av att aktieägarna i bolaget kan köpa och sälja andelar i bolaget.

Samtliga aktiebolag i Sverige är skyldiga att hålla en ordinarie bolagsstämma en gång per räkenskapsår. Detta krav kan dock utökas av ett aktiebolags bolagsordning, d.v.s. interna regelverk. Utöver den ordinarie bolagsstämman kan även hållas extra bolagsstämmor då det anses nödvändigt.

Ett räkenskapsår omfattar tolv månader och och löper normalt från första januari till sista december. Ett räkenskapsår kan dock börja en annan månad och löpa tolv månader fram (s.k. brutet räkenskapsår).

Vad är en bolagsstämma?

En bolagsstämma är ett möte som hålls mellan ett aktiebolags styrelse och dess aktieägare. Bolagsstämman är ett aktiebolags högst beslutande organ och syftet med mötet är att upprätthålla en transparens samt ge aktieägare och andra berörda parter möjlighet att påverka beslut som rör aktiebolaget.

Inför en bolagsstämma ska samtliga aktieägare kallas. Kallelsen ska skickas ut på samma sätt som det framgår av aktiebolagets bolagsordning. En kallelse till en extra bolagsstämma till följd av begäran av revisor eller aktieägare ska skickas ut inom två veckor från att sådan begäran inkommit till bolaget.

Vad ska inte inkluderas i stämmoprotokollet?

Ett stämmoprotokoll ska inte innehålla överflödig, irrelevat eller personlig information. Det ska endast framgå vilka beslut som fattats samt nödvändig information kring det.

Vem kan upprätta ett stämmoprotokoll?

Det är bolagsstämmans ordförande som ska se till att protokoll förs. Det kan antingen föras av ordföraren själv eller av en utsedd protokollförare.

Vem kan inte upprätta ett stämmoprotokoll?

Ett stämmoprotokoll kan inte upprättas av annan än den som utsetts till protokollförare. Den som utsetts ska anges i protokollet.

Hur lång period kan ett stämmoprotokoll vara gällande?

Ett stämmoprotokoll är inte tidsbegränsat utan utgör endast anteckningar om vilka beslut som fattas under bolagsstämman.

Vad ska göras efter stämmoprotokollet upprättats?

När bolagsstämman är avslutad och protokollet färdigställt ska det signeras av protokollföraren. Protokollet ska vidare justeras av ordföranden, förutsatt att denne inte utgör protokollföraren, samt minst en justeringsman som utsetts av bolagsstämman. Företräder ordföranden eller protokollföraren, eller dessa två tillsammans, samtliga aktier i bolaget, ställs det inget krav på justeringsman.

Med justering förstås att protokollet ska granskas så att det upprättas korrekt.

Senast två veckor efter bolagsstämman ska protokollet tillgängliggöras för aktieägarna. En kopia ska vidare skickas till de aktieägare som begär det och som uppger sin postadress.

Vilka dokument ska bifogas ett stämmoprotokoll?

Med stämmoprotokollet ska bifogas en kopia av kallelsen som skickats ut till aktieägarna. Har någon aktieägare företrätts av ombud ska en fullmakt som styrker detta bifogas.

Det ska vidare bifogas beslutsunderlag, d.v.s. dokument som ligger till grund för eventuella beslut. Det kan t.ex. vara skriftliga förslag till beslut eller resultat- och balansräkningen om beslut som rör bolagets ekonomi har fattats.

Är det nödvändigt med notarisering av ett stämmoprotokoll för att det ska anses giltig?

Nej, det ställs inget krav på notariseing av ett stämmoprotokoll.

Ska ett stämmoprotokoll registreras någonstans?

Nej, ett stämmoprotokoll ska inte registreras någonstans men det ska förvaras hos aktiebolaget.

Ska ett stämmoprotokoll bevittnas?

Nej, det ställs inget krav på att ett stämmoprotokoll bevittnas.

Protokollet ska dock justeras av ordföranden, förutsatt att denne inte utgör protokollföraren, samt minst en justeringsman som utsetts av bolagsstämman. Med justering förstås att protokollet ska granskas och kontrolleras så att det upprättats korrekt.

Vad ska ett stämmoprotokoll för en extra bolagsstämma innehålla?

I ett protokoll för en extra bolagsstämma ska följande antecknas:

• ort och datum för stämmans sammanträde,
• vem som utsetts till ordförande,
• röstlängden (d.v.s. en förteckning av samtliga aktieägare, ombud och biträden som är närvarande vid bolagsstämman),
• vem/vilka som utsetts till justerare,
• huruvida kallelse har skickats ut på korrekt sätt,
• godkännande av dagordningen, samt
• vilket/vilka beslut som fattats.

Gällande röstlängden kan den antingen antecknas direkt i protokollet eller i bilaga.

Vilken lag tillämplig vid upprättandet av ett stämmeprotokoll för en extra bolagsstämma?

Stämmoprotokoll regleras av aktiebolagslagen (2005:551).

Ändra mallen?

Du fyller i ett formulär. Dokumentet utarbetas direkt efter hand som du besvarar frågorna.

Till sist får du det i Word- och PDF-format. Du kan ändra och återanvända det.