När krävs notarisering av dokument och hur går det till?

Senast ändrat: Senast ändrat:15 november 2023

Notarisering innebär ett bestyrkande av ett dokument och utfärdas bl.a. för att bestyrka en namnteckning, en aukoriserad översättning, äktheten av ett sigill/stämpel eller en offentlig handling. Endast personer utsedda av länsstyrelsen har behörighet att utföra notariseringar i Sverige.

Notarisering är i vissa fall nödvändigt för att ett dokument ska kunna erkännas eller legaliseras.

1 Vad innebär notarisering?

Notarisering är ett offeciellt förfarande där en person utsedd av länsstyrelsen, s.k. notarius publicus, intygar att ett dokument eller en namnteckning är äkta. Syftet med notarisering är att hjälpa allmänheten att undvika förfalskning och bedrägerier.

Efter ett dokument eller en namnteckning har bestyrkts genom notarisering kan det i vissa fall behöva legaliseras. Detta sker antingen genom apostille-stämpel eller legalisering hos ambassaden eller Utrikesdepartementet. Notarisering är då ett första steg för att ett dokument ska kunna legaliseras. Med legalisering förstås att ett dokument erkänns för att kunna användas utomlands.

2 Vem kan utfärda en notarisering?

Det är endast personer utsedda av länsstyrelsen som har behörighet att utfärda notarisering av dokument och namnteckningar. De personer som utsetts kallas för notarius publicus eller notarier och måste ha avlagt en juristexamen. Notarius publicus är latin och betyder ungefär "offentlig sekreterare".

Utöver jursistexamen ställs det i lag krav på att en notarius publicus inte är försatt i konkurs eller har förvaltare. Det krävs även tillräckliga språkkunskaper samt att personen i övrigt anses lämplig för uppdraget.

3 När kan notarisering ske?

3.1 Bestyrka uppgifter som rör innehållet i en handling

En notarius publicus kan bestyrka/intyga specifik fakta som framgår av en handling. Den kan t.ex. röra sig om information kring datum, händelser, transaktioner, personuppgifter eller liknande. Detta ska inte förväxlas med att kontrollera innehållet i ett avtal i sig då det faller utanför en notarius publicus arbetsuppgifter. Önskar en person juridisk hjälp med innebörden av ett avtal eller liknande bör en jurist anlitas.

För att fakta ska kunna bestyrkas krävs att ett underlag medtas som styrker att uppgifterna i fråga är sanningsenliga. Rör det sig t.ex. om ett personnummer kan ett personbevis från Skatteverket visas upp.

3.2 Bestyrka namnteckning

Notarisering kan användas för att intyga att en namnteckning är äkta. Detta är vanligt vid t.ex. undertecknande av fullmakter och förekommer även vid t.ex. signering av köpeavtal för fastigheter och signering av personlig inbjudan för en person som söker visum i Sverige. Det ställs dock inte upp som krav för dessa handlingars giltighet.

En bestyrkt namnteckning innebär att en notarius publicus har bevittnat signeringen och på så sätt intygat att den gått till på rätt sätt. För att en namnteckning ska kunna bestyrkas krävs att giltig identifikationshandling uppvisas.

3.3 Bestyrka kopia

Notarisering kan användas för att vidimera en kopia, d.v.s. bestyrka äktheten av en handling som inte utgör en originalhandling. Detta är framförallt vanligt gällande kopia på pass eller betyg inför studier eller arbete utomlands.

För att en vidimering ska kunna genomföras ska originalhandlingen medtas och visas upp.

3.4 Bestyrka översättning

En notarius publicus kan bestyrka en översättning av ett dokument. Det kan t.ex. gälla ett svenskt dokument som ska användas utomlands och antingen måste översättas till engelska eller annat språk eller ett utländskt dokument som ska översättas till svenska och ska användas i Sverige.

En notarius publicus utför inte översättning utan kan endast intyga att den är äkta. I många fall krävs att en översättning är auktoriserad, d.v.s. att den som genomför översättningen står under Kammarkollegiets tillsyn. En auktoriserad översättare ska ha genomgått ett kunskapsprov och en redbarhetsprövning hos Kammarkollegiet och tilldelas därefter en särskild stämpel som samtliga översättningar ska stämplas med. I de flesta fall räcker det med denna stämpel men i vissa fall krävs att en notatius publicus även bestyrker översättningen. Det finns vidare situationer där äktheten av ett dokument måste bestyrkas av en notarius publicus innan en översättning kan äga rum.

3.5 Legalisering och inför legalisering av dokument

För att svenska dokument ska bli giltiga utomlands krävs i många fall att de legaliseras. Det är t.ex. vanligt att utländska aktörer, t.ex. myndigheter, unversitet, arbetsplatser eller liknande, begär dokument från Sverige i samband med t.ex. med en visumansökan, jobbansökan eller en ansökan till utbildning.

Med legalisering förstås att en namnteckning och en sigill/stämpel på en svensk handling intygas vara äkta. Legalisering kan i vissa fall ske av notiarius publicus genom apostille-stämpel eller av Utridesdepartementet.

3.5.1 Apostille-stämpel

I samtliga länder som är anslutna till Haag-konventionen är en apostille-stämpel giltig och fungerar som ett intyg för en handlings äkthet. En apostille-stämpel kan i Sverige endast utfärdas av en notarius publicus.

I de flesta fall är en handling som stämplats med apostille undantagen från krav på ytterligare legalisering från t.ex. Utrikesdepartementet eller utländskt ambassad. Det finns dock situationer där legalisering krävs av Utrikesdepartementet trots sådan stämpel. För att ta reda på vad som gäller i varje enskilt fall måste aktuell utländska myndighet, eller annan aktör, kontaktas.

För att en handling ska kunna förses med en apostille-stämpel krävs för myndighetshandlingar en originalstämpel från myndigheten i fråga samt namnteckning och namnförtydligande till den person som försett handlingen med myndighetsstämpeln. Även denna persons befattning vid myndigheten ska framgå. För privata handlingar krävs att en notarius publicus först har bestykt namnteckningen på handlingen innan den kan förses med en apostille-stämpel.

Exempel på handlingar som kan förses med apostille-stämpel:
- Utdrag från Polisens belastningsregister.
- Handlingar utfärdade av svenska myndigheter som t.ex. Skatteverket, Bolagsverket och Migrationsverket.
- Domstolshandlingar som t.ex. dom för äktenskapsskillnad.
- Betyg från högskola, universitet och kommunala skolor.
- Handlingar undertecknade av notarius publicus.
- Översättningar gjorda av auktoriserade översättare.
- Vigselbevis från Svenska kyrkan.

3.5.2 Notarisering inför legalisering hos Utrikesdepartementet

Ska svenska handlingar visas upp inför myndighet, eller annan aktör, i ett land som inte är ansluten till Haag-konventionen krävs att Utrikesdepartementet legaliserar handlingen. Gällande myndighetshandlingar och liknande kan legalisering ske direkt men för vissa handlingar krävs notarisering av en notarius publicus innan en legalisering kan ske.

Vanligtvis ska en handling som legaliserats av Utrikesdepartementet därefter bestyrkas av den utländska ambassad som företräder det land där handlingen i fråga ska användas.

Följande handlingar måste bestyrkas av notarius publicus innnan legalisering hos Utrikesdepartementet kan ske:
- Kopia som saknar underskrift i original.
- Fullmakter.
- Handlingar som upprättats av privatperson.
- Betyg från andra skolor än universitet och högskolor.
- Handlingar från advokater, banker och privata företag.
- Handlingar från kommunala arkiv och landstingsarkiv.
- Vigselbevis från icke borgliga vigselförrättare (t.ex. Svenska kyrkan).
- Handlingar som är översatta av en person som inte auktoriserats av Kammarkollegiet.
- Fakturor, momsredovisning, ursprungscertifikat, registrering av varumärke och andra import- och exportdokument.

4 Krav på notarisering

Det finns inga svenska dokument som kräver notarisering för dess giltighet inom Sverige. Det är först då svenska dokument ska visas upp inför utländska myndigheter/aktörer eller utländska dokument ska visas upp inför svenska myndigheter/aktörer som sådant formkrav ofta ställs upp.

Olika länder har olika regler och för att ta reda på om notarisering krävs eller inte bör den aktuella myndigheten/aktören i fråga kontaktas (d.v.s. den som efterfrågat dokumenten).

5 Hur går det till?

När en handling ska bestyrkas av en notarius publicus sker det i de flesta fall i person genom att den som önskar få en handling bestyrkt visar upp giltig identifikationshandling och den som arbetar som notarius publicus signerar och stämplar handlingen. Det finns situationer då en handling kan bestyrkas på distans, i sådana fall skickas nödvändiga dokument mellan parterna via post.

Utöver uppvisande av giltig identifikationshandling kan ytterligare dokument behöva uppvisas. Ska personuppgifter bestyrkas måste t.ex. ett underlag tas med som styrker att uppgifterna är korrekta, vanligtvis ett personbevis från Skatteverket. Är det en firmateckning som ska bestyrkas måste ett registerutdrag från Bolagsverket medtas och ska en kopia bestyrkas ska orignalhandlingen uppvisas.

För att ta reda på om notarisering kan ske på distans eller vilka dokument som ska medtas för att en notarisering ska kunna genomföras kan aktuell notarius publicus kontaktas.

Är det en namnteckning som ska bestyrkas kan det vanligtvis endast ske i person då den som arbetar som notarius ska bevittna signeringen.

6 Avgifter

En notarius publicus har rätt till skälig ersättning för sitt arbete. Vilket belopp som ska utgå beror på vilken typ av notarisering som ska genomföras. Vanligtvis utgår en avgift per dokument och stämpel.

7 Sammanfattning

Notarisering innebär ett officiellt intyg av äktheten av ett dokument eller en namnteckning och syftar till att motverka bedrägerier. En notarisering kan endast utföras av personer utsedda av länsstyrelsen, dessa kallas för notarier eller notarius publicus.

Notarisering av dokument är främst aktuellt då svenska dokument ska användas utomlands. För svenska dokument som ska användas inom Sverige ställs inga krav på notarisering. Den utländska myndigheten/aktör som efterfrågat visst dokument bör kontaktas för att ta reda på vilka krav som ställs.

En notarius publicus kan bestyrka följande:

  • Uppgifter som rör innehållet i en handling, t.ex. personuppgifter, datum, transaktioner. Underlag som styrker aktuell uppgift ska uppvisas.
  • Namnteckningar genom bevittning av signering.
  • Kopior genom vidimering, framförallt vanligt gällande kopia på pass eller betyg. Originalhandling ska uppvisas.
  • Översättning av dokument, både auktoriserade och icke-auktoriserade.
  • Legalisering av myndighetshandlingar genom apostille. Gäller för handlingar som ska användas i ett land som är anslutet till Haag-konventionen.
  • Handlingar inför legalisering av dokument hos Utrikesdepartementet. Gäller främst för handlingar som ska användas i ett land som inte är anslutet till Haag-konventionen.

Notarisering sker normalt i person genom att den som önskar handling bestyrkt uppvisar giltig identifikationshandling, eventuellt övriga nödvändiga dokument samt betalar en avgift. Den som arbetar som notarius publicus signerar och stämplar därefter handlingen.

Hämtningsbara mallar och exempel i Word- och PDF-format

Betygsätt den här handledningen