Lettre de convocation à une assemblée générale de société

Ce modèle de lettre peut être utilisé pour convoquer les associés ou actionnaires d'une société à une Assemblée Générale Annuelle, Ordinaire et/ou Extraordinaire.

Il peut être utilisé pour tout type de société : SAS, SARL, SCI, SNC...

Comment convoquer une assemblée générale ?

L'assemblée générale d'une société rassemble ses associés afin de voter les décisions importantes concernant la société.

On distingue généralement les Assemblées Ordinaires et Extraordinaires :

• Assemblée Générale Ordinaire (AGO) pour les décisions liées à la gestion courant de la société : approbation annuelle des comptes et affectation des résultats, nomination du dirigeant, fixation de sa rémunération, autorisation de conclure un acte ou une opération particulière... ;
• Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) pour les décisions exceptionnelles nécessitant une modification des statuts : changement de dénomination ou d'objet social, augmentation ou réduction du capital, dissolution...

Pour réunir les associés, l'envoi d'une convocation est obligatoire. Celle-ci est envoyée sous la forme d'une lettre recommandée.

Les règles de convocation sont à vérifier dans les statuts de la société.

Qui peut convoquer une assemblée générale ?

En principe, la convocation est effectuée par le dirigeant de la société qualifié de représentant légal :

• Le président pour une SAS ;
• Le gérant pour une SARL ou SNC.

Dans certaines situations prévues par les statuts de la société, la convocation par une autre personne est possible. Par exemple :

• Le liquidateur en cas de liquidation de la société ;
• Le commissaire aux comptes ou un associé en cas de décès du dirigeant, etc.

Quels sont les délais à respecter ?

Les délais à respecter son indiqués dans les statuts de la société. Ils varient en fonction de la forme de la société :

• Pour une SARL : la convocation doit être effectuée au plus tard 15 jours avant la date de l'assemblée. Un délai plus long peut être prévu par les statuts.
• Pour une SCI, SAS ou SNC : le délai est librement fixé par les statuts.

La convocation par lettre recommandée électronique (LRE) est-elle possible ?

L'envoi de la convocation par lettre recommandée électronique (en ligne) est possible si elle est autorisée par les statuts de la société.

Pour les SARL : pour mettre en place la convocation par voie électronique, la société doit en faire la demande préalable aux associés. La demande est envoyée soit par voie postale, soit par voie électronique. Chaque associé peut indiquer s'il autorise la recours à la convocation par voie électronique, par lettre recommandée ou par voie électronique, au plus tard vingt jours avant la date de la prochaine assemblée. Cet accord vaut pour toutes les convocations futures.

L'envoi d'un recommandé électronique s'effectue via une plateforme en ligne disposant d'une certification spéciale.

Bon à savoir : la liste des plateformes habilitées pour l'envoi de recommandés électroniques est disponible en ligne sur le site de l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI).

Que doit contenir la convocation ?

La lettre contient obligatoirement les informations suivantes :

• Les informations de la société dont l'assemblée est convoquée : dénomination, forme, capital, RCS et adresse du siège ;
• La date et l'heure de réunion de l'assemblée ;
• Le lieu de réunion : le plus souvent, l'assemblée se tient au siège de la société, mais un autre lieu peut être choisi, à condition que les statuts de la société l'autorisent ;
• L'ordre du jour : il s'agit de la liste des résolutions (décisions) soumises au vote de l'assemblée. Chaque résolution doit être indiquée de manière claire et explicite, afin que les associés puissent en comprendre facilement les thèmes et contenus, sans avoir à se référer à un autre document.

Quels sont les documents à envoyer avec la convocation ?

Pour les Assemblées Générales Annuelles :

• Les comptes de l'exercice (compte de résultat, bilan et annexe).
• Le rapport de gestion : ce document présente la situation de la société durant l'exercice écoulé. Les sociétés répondant à la définition de petites entreprises en sont dispensées. Il s'agit des entreprises qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : un total de bilan de 6 M€, un chiffre d'affaires net de 12 M€ et un effectif de 50 salariés.
• Le rapport spécial sur les conventions réglementées : ce rapport annuel détaille les conventions (contrats ou accords) conclues entre la société et l'un de ses dirigeants ou associés (par exemple la vente d'un bien ou l'ouverture d'un compte courant d'associé).

Pour toutes les Assemblées :

• Le texte des résolutions : ce document établi par le dirigeant présente les différentes décisions proposées au vote de l'assemblée.
• Tout document d'information important concernant les décisions à l'ordre du jour.

Comment utiliser ce document ?

Une fois complétée, la lettre doit être datée et signée par l'auteur de la convocation (en général le dirigeant de la société).

Elle est ensuite adressée à chaque associé par lettre recommandée.

Voir aussi :

- Procès-verbal d'assemblée générale de SARL
- Procès-verbal d'assemblée générale de SAS
- Procès-verbal d'assemblée générale de SCI
- Procès-verbal d'assemblée générale de SNC

Droit applicable

Code de commerce : article L223-26 et article R223-18 (SARL).

Code de commerce : article L227-9 (SAS).

Code de commerce : article L221-7 (SNC).

Code civil : articles 1852 à 1854-1 (SCI).

Aide d'un avocat

Vous pourrez choisir de consulter un avocat si vous avez besoin d'aide.

L'avocat pourra répondre à vos questions ou vous aider dans vos démarches. Cette option vous sera proposée à la fin du document.

Comment modifier le modèle ?

Vous remplissez un formulaire. Le document se rédige sous vos yeux au fur et à mesure de vos réponses.

A la fin, vous le recevez aux formats Word et PDF. Vous pouvez le modifier et le réutiliser.