Autorización de representación y delegación del voto de asociado de una asociación

Mediante este documento, cualquier asociado o socio de una asociación (el mandante) podrá autorizar a otro asociado o socio (el representante) para que le represente en una futura reunión de la asamblea general de una asociación y pueda votar en su nombre cada uno de los puntos que se discutirán en la asamblea general, tanto en las reuniones de la asamblea general de carácter ordinario (es decir, para la aprobación de la gestión o cuentas anuales de la asociación) como extraordinario (el restante tipo de asambleas generales). Esta autorización se otorgará de forma previa a la fecha de celebración de la reunión de la asamblea general.

En relación con este documento, se debe tener en cuenta que:

• Las asociaciones pueden también hacer uso de los siguientes documentos:
  
  • Si lo que se desea es constituir una asociación, se deberán preparar los correspondientes estatutos de una asociación, así como el acta fundacional.
  • Asimismo, si lo que se desea es recoger los acuerdos adoptados en una reunión de la asamblea general ya realizada, se deberá preparar una acta de la reunión de la asamblea general de la asociación.
  • Por último, si lo que se desea es convocar la reunión de la asamblea general, se deberá preparar la correspondiente convocatoria a la reunión de la asamblea general de una asociación.
    
    
• Si lo que se desea es convocar la reunión de una fundación, se deberán preparar una convocatoria a la reunión del patronato de una fundación. Asimismo, si lo que se desea es asistir a la reunión del patronato de una fundación a través de un representante, se deberá preparar una autorización de representación de miembro del patronato de una fundación.
  
  
• Por otro lado, si lo que se desea es otorgar una representación para asistir a la reunión de la junta general de una sociedad mercantil, se deberán tener en cuenta los siguientes documentos:
  
  • La autorización para la asistencia a la junta general en el caso de que se desee autorizar a otro accionista o socio para asistir a la junta general de socios.
  • La convocatoria de la junta general de una sociedad limitada o anónima para notificar la reunión de la junta general de una sociedad limitada o anónima.
  • La convocatoria del consejo de administración de una sociedad limitada o anónima para notificar la reunión de los consejeros del consejo de administración.
  • La convocatoria de la junta general de una sociedad limitada profesional para notificar la reunión de la junta general de una sociedad profesional.

 

¿Quién puede otorgar esta representación y ser representante?

Esta autorización se podrá otorgar por cualquier socio o asociado que, por cualquier motivo, no pueda asistir a una reunión de la asamblea general de una asociación que ha sido previamente convocada. De esta forma, el mandante ya ha recibido la convocatoria a la asamblea general y conoce los puntos o asuntos que serán objeto de discusión durante la misma. En todo caso, esta representación sólo será válida para la reunión de la asamblea general expresamente indicada en la autorización.

Por otro lado, esta autorización solo se podrá otorgar en favor de otro socio o asociado de la asociación. No es posible otorgar esta autorización de representación en la asamblea general en favor de otras personas ajenas a la asociación.

 

¿Qué tipo de decisiones se pueden delegar?

El asociado podrá delegar o autorizar a un tercero para que le represente, siempre que los estatutos de la asociación no lo prohíban. Así, si en los estatutos no se prohíbe, cualquier asociado podrá delegar su voto sobre cualquier punto del orden del día, tanto de reuniones de la asamblea general ordinaria como extraordinaria.

La asamblea ordinaria es la que se reúne una vez al año para adoptar, examinar y, en su caso, aprobar, las cuentas del ejercicio anterior, los presupuestos para el ejercicio en curso, la memoria de actividades y la gestión de la junta directiva (o del órgano de representación que corresponda a la asociación) durante el ejercicio anterior. Además, la asamblea puede adoptar acuerdos sobre cuántos asuntos se incluyan en el orden del día, si estos no están expresamente asignados a una asamblea extraordinaria por los estatutos.

Por su parte, la asamblea extraordinaria es la que se convoca por la junta directiva u órgano de administración para tratar asuntos relevantes (modificación de los estatutos, disolución de la asociación) que surjan entre la asamblea ordinaria de un año y la del año siguiente o que le están expresamente asignados por los estatutos. Se trata así de cualquier otra reunión que se celebre que no se corresponda con una reunión ordinaria.

¿Cómo utilizar este documento?

La autorización de representación es necesaria para hacer constar por escrito la capacidad de representación y de voto de un asociado en favor de otro. Se trata así de un documento que permite acudir a la reunión de la asamblea general en nombre del asociado que otorga este documento.

 

Contenido de la autorización

Esta autorización contiene el siguiente contenido mínimo para garantizar su validez:

• la forma (presencial o telemática), fecha y el lugar en el que tendrá lugar la asamblea general para la que se otorga la autorización;
• la fecha en la que se otorga esta autorización;
• los datos del asociado que otorga la autorización (el mandante) y del asociado que le representará (el representante);
• el contenido de la asamblea general para la que se otorga la autorización; y,
• el sentido del voto o instrucciones de actuación que deberá seguir el representante durante la asamblea.

 

Formalización de la autorización

Una vez completada, esta autorización se deberá firmar tanto por parte del mandante como del representante. La firma de esta autorización se deberá realizar de forma previa a la fecha de celebración de la asamblea general para la que se otorga la autorización. Esta autorización se facilitará al secretario de la asamblea general para que quede constancia de su existencia y validez.

Derecho aplicable

La autorización de representación y delegación del voto en una asamblea general de una asociación se rige por lo previsto en la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación.

En todo caso, se deberá tener en cuenta lo dispuesto en los estatutos y el reglamento interno de la propia asociación.

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