Facture

Qu'est-ce qu'une facture ?

La facture permet à un vendeur ou un prestaire d'exiger à son client le paiement des marchandises qu'il lui a vendues (ex : un ordinateur et une clé USB) et/ou des services qui lui a rendues (ex : le montage d'une vidéo et la création d'un site Internet.).

La facture a d'autres utilités d'un point de vue :

• Commercial : la facture permet au client de comprendre et /ou vérifier les sommes qu'il doit au vendeur suite à l'achat de marchandises et/ou de services (ex : si un client achète 2 clés USB à 10€, la facture indiquera un total de 20€.) ;
• Comptable : la facture peut être utilisée par le client comme justificatif comptable pour qu'il fasse ses comptes (ex : si le client a acheté 20€ de clés USB pour son entreprise, il devra utiliser sa facture pour noter dans le bilan comptable de son entreprise une dépense de 20€ pour " Matériel de bureau et matériel informatique ") ;
• Fiscale : La facture est utilisée par le vendeur pour collecter la TVA et par l'acheteur pour déduire la TVA. Elle peut également servir de justificatif en cas de contrôle de l'administration fiscale.

Quelle est la différence entre la facture, le reçu et la reconnaissance de dettes ?

La facture détaille les sommes que doit l'acheteur au vendeur.

Le reçu atteste que l'acheteur a bien effectué le paiement. Toutefois, contrairement à la facture, il n'est pas assez détaillé pour servir de justificatif comptable. L'acheteur ne pourra pas s'en servir pour demander le remboursement de note de frais. En effet, pour justifier une note de frais, l'acheteur ne peut s'appuyer que sur une facture ou un ticket de caisse détaillé.

Quant 'à la reconnaissance de dette, elle sert à attester qu'une personne (appelée le "débiteur") s'engage à rembourser une somme d'argent à une autre personne (appelée le "créancier"). Si le débiteur ne respecte pas son engagement et ne rembourse pas le créancier, ce dernier pourra utiliser la reconnaissance de dettes devant les tribunaux.

La facture est-elle obligatoire ?

La facture est obligatoire dans les cas suivants :

• Le client est un professionnel (ex : une société) ;
• Le client appartient au secteur public (ex : une administration) ;
• Lorsque l'acheteur et le client sont des professionnels ;

Lorsque le client est un particulier, la facture n'est obligatoire que dans les cas suivants :

• Lorsque le client en fait la demande ;
• Lorsque la vente s'effectue à distance (ex : achat en ligne) ;
• Lorsque la marchandise achetée est expédiée dans un pays de l'Union européenne exonéré de la TVA ;

Lorsque l'acheteur et le vendeur sont des particuliers (ex : vente de voiture d'occasion via un site d'annonces), la facture n'est pas obligatoire. En revanche, si la valeur de la marchandise ou du service est égale ou supérieure à 1500€, une preuve écrite de cette transaction sera obligatoire (attestation de vente ou contrat de vente).

Que doit contenir une facture ?

La facture doit notamment contenir les mentions suivantes :

• L'identification du vendeur : nom et adresse de la société, numéro de SIREN/SIRET, captial social (pour les sociétés) , numéro et ville d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (pour les commerçants), numéro d'mmatriculation au répertoire des métiers et département d'immatriculation (pour les artisans) ;
• L'identification de l'acheteur : adresse et nom/prénom s'il s'agit d'un particulier, ou nom de la société et numéro d'immatriculation s'il s'agit d'une société ;
• La date de rédaction de la facture ;
• L'adresse de facturation, si elle est différente de l'adresse de livraison ;
• La date de la vente ou de la prestation de service ;
• Le numéro de bon de commande, s'il y en a un ;
• Le numéro d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA). Attention : cette mention n'est pas obligatoire si le montant total hors taxe (HT) de la facture est inférieur à 150 € ;
• La quantité et la dénomination précise des produits ou services. S'il s'agit de la vente de produit, il convient d'indiquer notamment sa marque, sa nature et sa référence (ex : tapis de yoga bleu 6 mm, ref. YOGA-WONDER-EXK, quantité : 10). S'il s'agit d'une prestation de service, convient d'indiquer notamment les matériaux fournis et la main d'œuvre (ex : livraison et pose de 50 m² de parquet contrecollé en chêne) ;
• Le prix unitaire hors taxe ;
• Le taux applicable et le montant de la TVA, si le professionnel qui émet la facture paie la TVA ;
• Les éventuelles majorations de prix appliquées (ex : frais de transport, frais d'emballage...) ;
• Les éventuelles réductions de prix appliquées (ex : rabais, ristourne...) ;
• La somme totale à payer (HT et TTC) ;
• Les informations relatives au paiement de la facture : date/délai limite de paiement et l'éventuel taux de pénalité en cas de non paiement ou de retard de paiement ;
• La date d'échéance du règlement (c'est-à-dire la date limite pour payer) et pénalités en cas de retard ;
• Le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au vendeur en cas de retard de paiement. Il s'agit d'un montant qui est fixe (40 €) et qui doit compenser les frais engagés par le vendeur pour demander à nouveau le paiement de la facture.
• Si l'acheteur est un particulier : la mention de la garantie légale de conformité de 2 ans pour les biens mentionnés dans le décret n°2021-609 du 18 mai 2021. Attention : cette garantie ne s'applique pas pour les biens vendus à distance (ex : vente en ligne) ou hors établissement (ex : démarchage à domicile) ;
• Si le vendeur n'est pas assujetti à la TVA : la mention "TVA non applicable - article 293 B du CGI" ;
• Si le vendeur est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée : la mention "membre d'une association agréée, le règlement par chèque ou par carte bancaire est accepté".

Que risque l'entreprise qui émet une facture incorrecte ?

La société qui ne respecte pas les obligations relatives à la facture encourt :

• une amende de 15€ par mention inexacte ou manquante. Attention : le cumul de ces amendes ne peut pas dépasser 1/4 du montant total de la facture ;
• une amende administrative de 75 000€ (si le vendeur est un auto-entrepreneur) ou 375 000€ (si le vendeur est une société). Attention : le montant de cette amende peut doubler s'il y a eu défaut de facturation (le vendeur n'a pas envoyé la facture), facture de complaisance (la vente ou la prestation de services a réellement eu lieu mais les informations sur la facture (quantité, nature etc.) sont volontairement faussées dans un but frauduleux (gonfler les charges, frauder l'administration fiscale, blanchir des fonds…)) ou facture fictive (le vendeur émet une facture alors qu'aucune vente de produits ni prestation de services n'a eu lieu).

Quelles sont les formalités à réaliser après la signature d'une facture ?

Après s'être assuré que l'acheteur a bien effectué le paiement requis, la facture doit être signée par le vendeur et envoyée par tout moyen à l'acheteur (lettre, mail, remise en main propre contre signature).

Si le client appartient au service public, la facture est obligatoirement envoyée par voie électronique (par mail ou via la plateforme officielle prévue à cet effet).

Combien de temps faut-il conserver une facture ?

Il convient de conserver une facture pendant 10 ans.

La facture peut être conservée au format papier ou numérique (PDF), à condition que ce dernier soit une copie fidèle de l'original.

Quelle est la loi applicable à la facture ?

• Articles L. 441-3 et suivants du Code de commerce;
• Articles 242 nonies et 242 nonies A du Code général des impôts ;
• Article L.123-22 du Code de commerce ;
• Article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales ;
• Articles R 123-237 et R123-238 du Code de commerce ;
• Article 121-II de la loi n°2012-387 du 22 mars 2012 ;
• Décret n°2012-1115 du 2 octobre 2015 ;
• Décret n°2022-1299 du 7 octobre 2022.

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