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Contrato de organización de eventos

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Última revisión 19/12/2020
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Última revisión: 19/12/2020

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Contrato de organización de eventos

Mediante este documento se podrá firmar un contrato de organización de eventos, ya sea entre particulares (p. ej. para la organización de un evento familiar como una boda o de una comunión) como entre profesionales (el cliente lleva a cabo una actividad económica y la contratación del servicio se relaciona con esa actividad, p. ej. la organización de un evento corporativo que organiza una empresa, un evento deportivo que organizan asociaciones deportivas, etc.).

De esta forma, el profesional u organizador se compromete frente a la otra parte, el cliente que lo contrata, a prestar servicios de organización de eventos a cambio de un precio o de forma gratuita. En este último caso, se puede acordar la organización del evento sin que el cliente deba realizar nada a cambio, o bien, se puede hacer de forma gratuita a cambio de que el cliente realice alguna actividad o acción impuesta por el organizador (es decir, a cambio de una condición). A modo de ejemplo, la organización del evento podría incluir la obligación del cliente de realizar una donación económica en favor de una ONG, de asesorar al organizador de forma gratuita sobre un tema legal, etc.

En el caso de que se desee acordar la realización de otras actividades (p. ej. la realización de labores de instalación de las carpas donde se celebrará el evento) se deberá firmar el correspondiente contrato de prestación de servicios. Por otro lado, si lo que se desea es únicamente contratar la decoración de un lugar para un evento, se podrá utilizar el correspondiente contrato de decoración.

 

  • El objeto del contrato de organización de eventos

A través de este contrato, el organizador se compromete a organizar y gestionar todo tipo de eventos. Así, a modo de ejemplo, este contrato se podrá utilizar para la gestión de los siguientes eventos:

  • Eventos deportivos (p. ej. torneos, campeonatos, etc.).
  • Eventos corporativos o empresariales (p. ej. cenas de navidad, entregas de premios, etc.).
  • Eventos familiares (p. ej. bodas, comuniones, etc.).
  • Eventos educativos (p. ej. campeonatos de matemáticas, exhibiciones de baile, etc.).
  • Eventos sectoriales o comerciales (p. ej. feria de muestras, feria de ganado, etc.).
  • Eventos culturales (p. ej. exposiciones de arte, representaciones teatrales, etc.).

Dentro de las actividades de organización o gestión se recoge la realización de todas aquellas tareas que sean necesarias para permitir la correcta celebración evento. Así, se incluye, a modo de ejemplo, el alquiler de un local o lugar para la celebración del evento, el alquiler de todo el mobiliario y de equipos de sonido, la contratación de bandas de música o de espectáculos, la coordinación de los servicios de catering o comidas, la preparación de todo el merchandising del evento, etc.

En el contrato, se permite recoger todas las actividades necesarias para la correcta celebración del evento, incluido, en su caso, el servicio de catering. En el caso de que solo se desee contratar la realización de las tareas de restauración o de servicio de comidas para eventos, se deberá celebrar un contrato de catering.

Por otro lado, en el caso de que lo que solo se desee contratar sea el diseño gráfico de documentos o de parte de la decoración de evento, se podrá acordar la firma de un contrato de diseño.

Por último, en el caso de que en un momento determinado se desee terminar este contrato antes de su fecha de terminación, y se desee fijar por escrito las consecuencias de dicha terminación, las partes podrán recoger dicha terminación por escrito mediante la firma del correspondiente convenio de terminación de un contrato de prestación de servicios.

 

¿Cómo utilizar este documento?

A través de este contrato, el organizador prestará sus servicios de forma independiente con respecto al cliente, es decir, trabajará por cuenta propia, con sus medios y su propia organización (trabaja de forma autónoma), asumiendo los riesgos que conlleve su actividad (p. ej. asume el riesgo de que el cliente no pague a tiempo su servicio, los costes de los materiales, los retrasos derivados de retrasos en los proveedores, etc.). En el caso de que se quiera contratar a una persona para que trabaje de acuerdo con las instrucciones y con dependencia del empleador se deberá firmar un contrato de trabajo (p. ej. un organizador que trabaja directamente como empleado prestando sus servicios bajo las instrucciones directas del empleador para la organización de eventos). En todo caso, en nuestra guía sobre las diferencias entre un contrato de prestación de servicios y un contrato de trabajo se recoge mayor información sobre este punto.

Por otro lado, este contrato podrá ser firmado tanto por uno o varios organizadores autónomos persona física que se ofrecen a prestar sus servicios a la vez, como por empresas de organización de eventos que se encuentran organizadas en torno a una persona jurídica (p. ej. una sociedad, una asociación, etc.).

 

  • Contenido del contrato

Este documento incluye el contenido mínimo para asegurar su plena eficacia. En concreto, en este contrato se recoge:

  • El objeto del contrato, debiéndose indicar, con precisión, el contenido y características del servicio de organización de eventos que se desea contratar. Si por sus características y/o complejidad se requiere, se puede añadir un anexo al contrato que amplíe y desglose el objeto del mismo.
  • La información de las partes (cliente(s) y organizador(es)).
  • El precio por el que se presta el servicio (o su gratuidad en su caso), y el establecimiento, en su caso, de un depósito.
  • La descripción del tipo de evento que se desea contratar.
  • Las instrucciones y directrices del cliente que deberá seguir el organizador para llevar a cabo la organización del evento.
  • El plazo o plazos en el que se deberá completar la organización del evento.
  • La fecha de celebración del evento o las reglas de cómo se establecerá en el futuro la fecha del evento.
  • Las condiciones para llevar a cabo la cancelación anticipada del evento.

Además, el presente contrato permite incluir (a) una cláusula de confidencialidad (las partes mantendrán el secreto de la información que obtienen durante la ejecución del contrato), (b) una cláusula de no competencia (por la que se podrá limitar la posibilidad del organizador de crear negocios o competir en el mismo sector que el cliente gracias a la información obtenida durante la organización del evento), o (c) una cláusula de contratación de seguro de responsabilidad civil (por la que se obliga al organizador a contratar un seguro de responsabilidad civil en el caso de que se produzca algún desperfecto durante el desarrollo de su actividad).

 

  • Formalización del contrato

Una vez rellenado y descargado el documento, se deberá adjuntar el anexo (o anexos) que se estimen oportunos y firmar el contrato no solo al final del mismo, si no también en el margen de cada página para otorgarle una mayor seguridad. El mismo deberá ser firmado por el/los organizador(es) y el/los cliente(s) o por sus correspondientes representantes.


Derecho aplicable

De forma general este contrato se rige por los artículos 1.088, 1.542 al 1.545 y 1.583 del Código Civil, y por lo establecido en su caso en el Código de Comercio y en su caso, el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.

De forma específica para aquellos casos en los que se contrate con un consumidor, el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias.


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