¿Qué pasos se deben seguir tras completar un contrato?

Última revisión: Última revisión:14 de septiembre 2023
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Una vez acordada la firma de un contrato, las partes deben seguir una serie de pasos para garantizar su validez y tener en cuenta las consecuencias que la firma del documento tiene sobre las partes.

A continuación, se detallan cada uno de los pasos o puntos que las partes deben tener en cuenta para asegurar la plena validez del documento, así como las principales obligaciones derivadas de la firma del contrato:

1. ¿Quién debe realizar la firma del contrato?

La firma del contrato se deberá realizar teniendo en cuenta los siguientes puntos:

1.1 Las partes

El contrato se debe firmar por cada una de las partes o personas que se deseen obligar o comprometerse a realizar lo acordado en el contrato, es decir, por cada una de las personas que se compromete a hacer o a no hacer algo. A modo de ejemplo, un contrato de prestación de servicios tiene que ser firmado tanto por el profesional que se compromete a realizar una actividad como por el cliente que se compromete a realizar el pago de un precio. En un contrato de alquiler o arrendamiento, el contrato debe ser firmado por el arrendador propietario de la vivienda, así como por las personas que deseen hacer uso de la vivienda como arrendatario.

1.2 Los representantes de las partes

Existen varios supuestos en los que el contrato puede ser firmado por un representante o persona autorizada, es decir, por una parte que actúa en nombre de la persona que se desea obligar con el contrato. De forma general, la firma a través de un representante se realizará en las siguientes situaciones:

1.2.1 Representantes legales

La firma mediante un representante legal se llevará a cabo en los casos en los que la parte no puede obligarse o firmar contratos en su nombre, ya sea porque es menor de edad, o porque tiene su capacidad para la firma de contratos restringida judicialmente (p. ej. se trata de una persona incapacitada por sufrir un trastorno psíquico).

En estos casos, el representante legal será:

  • El padre o madre de la persona menor de edad, o mayor de edad que sufre cualquier tipo de impedimento físico o psíquico que impide la firma del contrato por su cuenta (p. ej. un hijo con una discapacidad psíquica).

  • El tutor legal nombrado por una autoridad judicial para que actúe o represente al menor de edad o persona que sufre cualquier tipo de limitación en su capacidad para decidir y obligarse mediante la firma de un contrato.

  • El curador legal nombrado por una autoridad judicial para representar y tomar decisiones en nombre de una persona que ha sido declarada incapaz de cuidar de sí misma. La diferencia frente a un tutor radica en la gravedad de la incapacidad, ya que el curador se designa generalmente para casos más graves.

1.2.2 Representante voluntario

En contraposición al caso anterior, las partes pueden decidir libremente que un tercero de confianza o representante realice la firma de un contrato en su nombre, de tal forma que el contrato le obligue igual que si lo hubiera firmado personalmente (p. ej. si un comprador otorga un poder a una persona para que le represente en la compra de una empresa, los contratos que firme obligarán al comprador igual que si hubiera acudido en persona a la firma). Esta opción es utilizada en los casos en los que una o ambas partes no puedan acudir presencialmente al día de la firma del contrato y deciden enviar una persona autorizada en su nombre.

El representante debe contar con una autorización o poder para actuar en nombre de la otra persona. El poder puede ser especial, es decir, un poder específico para la firma del contrato en el que se debe detallar las condiciones que debe cumplir el contrato, o puede ser un poder general que habilite al representante a actuar en nombre del representado sobre cualquier asunto, incluyendo la posibilidad de firmar contratos en su nombre.

Las partes deben adjuntar al contrato una copia del poder o de la autorización para demostrar que la persona que lo firmó actuaba en nombre de una de las partes.

1.2.3 Representante de una persona jurídica

Las personas jurídicas o entidades (ya sean empresas, asociaciones, sociedades, una ONG, etc.) podrán firmar cualquier tipo de contrato a través de la persona o personas que hayan sido autorizadas, de forma específica, para actuar en nombre de la entidad:

1.2.3.1 Los administradores o miembros del consejo de administración o rector de la entidad

Las personas que ejerzan alguno de los siguientes puestos de dirección o gestión de la sociedad mercantil pueden firmar contratos en nombre de la entidad:

  • Un administrador único: Esta persona podrá vincular y representar a la sociedad por sí misma, sin necesidad de contar con un poder especial.

  • Dos o más (número superior par) administradores mancomunados: La firma del contrato se deberá realizar por consenso o acuerdo de todos los administradores, o, de al menos dos de ellos, si así se fija en los estatutos (será necesaria la firma de todos los administradores para poder obligar a la sociedad, o de al menos dos de ellos en su caso).

  • Varios administradores solidarios: Cualquiera de los administradores podrá obligar y representar a la sociedad sin necesidad de obtener el consentimiento de los demás administradores. Así, cualquiera de los administradores podrá firmar un contrato en nombre de la sociedad.

  • Un consejo de administración o consejo rector (debe contar con al menos tres miembros): Las decisiones se adoptarán por la mayoría de sus miembros. La firma del contrato se podrá realizar por el consejero delegado, o por cualquiera de los miembros del consejo de administración que así hayan sido autorizados de forma expresa.

En el caso de las asociaciones o clubs deportivos, los acuerdos se firmarán por el presidente de la junta directiva o la persona a la cual se le haya otorgado autorización. Asimismo, en las fundaciones, la toma de decisiones le corresponderá a la persona o personas designadas por el patronato.

1.2.3.2 Las personas apoderadas por la entidad

Además de los administradores o miembros del órgano de gestión o administración, la entidad también puede autorizar o apoderar a cualquier persona para que actúe en su nombre mediante la firma de un poder especial o de un poder general en favor de una persona física o natural, o incluso, en favor otra entidad o persona jurídica (p. ej. una entidad puede autorizar a un trabajador de la empresa para que realice la compra de una oficina en favor de la sociedad o para que realice la firma de contratos de trabajo en nombre de la empresa).

1.3 Avalistas o fiadores

Además de las propias partes, también deben firmar el contrato los avalistas o fiadores, es decir, aquellas personas que garantizan a una de las partes el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato principal, comprometiéndose a pagar en lugar de la parte obligada en el caso de que este no realice el pago o la obligación que le corresponde (p. ej. el fiador puede garantizar el pago de una renta o del alquiler en el caso de que el arrendatario incumpla con sus obligaciones de pago).

El fiador puede garantizar todo tipo de deudas, independientemente del contrato o acuerdo del que se deriven (p. ej. el pago de la renta de alquiler, la devolución de un préstamo, etc.), o de si son deudas presentes o futuras (se desconoce todavía la cantidad adeudada, pero se podrá determinar en el futuro). Incluso el fiador puede avalar a otra persona que a su vez es fiadora de otra (subfiadores). El fiador podrá responder del total del precio recogido en el contrato, o bien, una parte de la mismo (se puede establecer una cantidad máxima por la que se afianza o avala).

1.4 Testigos

Las partes pueden acordar que uno o varias personas firmen un contrato como testigos, es decir, como terceros ajenos al contrato que simplemente verifican o confirman que el contrato se ha firmado con total libertad y conocimiento por ambas partes. La existencia de estos testigos facilita la posibilidad de demostrar la existencia y veracidad del contrato en vía judicial.

Las partes pueden acudir directamente ante notario público y firmar el documento en escritura pública. De esta forma, el notario actúa como un testigo imparcial que justifica la plena validez contrato.

2. ¿Cómo se puede realizar la firma del contrato?

En relación con la firma del contrato, las partes deben tener en cuenta lo siguiente:

2.1. La firma del contrato

Las partes pueden realizar la firma del contrato a mano, es decir, firmando directamente el documento. Asimismo, las partes también pueden realizar la firma del contrato mediante un certificado digital válido, como puede ser el Certificado Electrónico de Ciudadano emitido por la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o con su DNI electrónico.

La firma del documento se deberá realizar a mano en el caso de que se desee elevar a público ante notario.

2.2 Número de copias del contrato

Cada parte o persona que firma el contrato se debe quedar con una copia firmada como prueba de su existencia. Es por ello que el contrato se debe firmar en tantas copias como partes haya en el contrato (p. ej. si una persona adquiere una vivienda que es de copropiedad de tres personas distintas, el contrato se deberá firmar en cuatro copias).

2.3 Lugar de realización de la firma del documento

La firma, ya sea a mano o emitida con un certificado digital, se realizará en la parte señalada al final de cada contrato, así como en el margen izquierdo de cada una de sus páginas, en el caso de que el documento tenga más de una página. De esta forma, se garantiza que ninguna de las partes sustituirá o cambiará alguna de las páginas del contrato tras la firma sin el consentimiento de la otra parte.

3. ¿Cuáles son las obligaciones fiscales y administrativas relacionadas con la firma de un contrato?

Antes de la firma del contrato, las partes deben valorar, por un lado, los impuestos generales que se derivan de la firma de un contrato, así como la obligación de inscribir el contrato en un registro público o administrativo. A continuación, se mencionan las principales obligaciones fiscales y administrativas que las partes deben cumplir:

3.1 Impuestos derivados de la mera firma del contrato

En general, la mera firma de un contrato no implica el pago de impuestos o tasas. Ahora bien, existen ciertos supuestos en los que, debido al tipo de acuerdo alcanzado, es necesario el pago de impuestos:

3.1.1 Impuesto de Transmisiones Patrimoniales: Actos Jurídicos Documentados

En el caso de los documentos firmados ante notario público, las partes deberán realizar el pago del denominado Impuesto de Actos Jurídicos Documentados, cuya liquidación se debe realizar ante la oficina tributaria de cada comunidad autónoma.

Este impuesto se deberá liquidar en el plazo de 30 días desde la fecha de firma del documento en la oficina tributaria de la Comunidad Autónoma en la que se realice la firma del documento. El porcentaje del impuesto depende de cada comunidad autónoma, aunque en general se establecen los siguientes valores:

  • Si el contenido del acuerdo se puede medir económicamente, el tipo general asciende al 0,50% del valor de los bienes objeto del acuerdo.

  • Por otro lado, si se trata de acuerdos que no se pueden medir económicamente (p. ej. la creación de un usufructo o de una servidumbre sobre un bien inmueble), se establece el pago de 0,15 euros por cada hoja del documento público y 0,30 euros por cada pliego del documento.

3.1.2 Impuesto de Transmisiones Patrimoniales: Transmisiones Onerosas

Están sujetos al pago de este impuesto todos los acuerdos o contratos que supongan la venta o transmisión permanente de un bien o de un inmueble, siempre que esta operación se lleve a cabo entre particulares, es decir, entre personas que no se dedican profesionalmente a la compraventa de bienes (p. ej. la venta de un vehículo por una persona como consecuencia de haberse comprado otro anteriormente o la venta de una vivienda que un particular realiza en favor de otra persona).

Este impuesto se encuentra regulado a nivel autonómico, por lo que el porcentaje o tipo del impuesto y su forma de liquidación depende de la comunidad autónoma en la que reside el comprador si se desea adquirir un bien mueble o de la comunidad autónoma en la que se encuentra el bien en el caso de que se desee adquirir un bien inmueble.

El comprador es el sujeto pasivo del impuesto, lo que significa que es el obligado a realizar el pago del impuesto, y el porcentaje del impuesto se aplicará sobre el valor real del bien o derecho transmitido, es decir, el precio de compra-venta o el valor de mercado, lo que sea mayor. Las comunidades autónomas pueden establecer valores mínimos o referenciales para evitar que las partes establezcan valores de venta menores que los de mercado.

Muchas comunidades autónomas disponen de exenciones o reducciones en este impuesto para ciertas situaciones, como es la compra de vivienda habitual, la adquisición de bienes por parte de jóvenes, la adquisición de una vivienda protegida, etc.

3.1.3 Impuesto de Transmisiones Patrimoniales: Operaciones de sociedades mercantiles

Están sujetas al pago de este impuesto las siguientes decisiones adoptadas por cualquier tipo de sociedad mercantil o cooperativa:

El tipo de gravamen de este impuesto asciende al 1%, el cual se aplica sobre el valor de la operación societaria realizada (p. ej. si el capital social de la sociedad se amplía en 10.000 euros, la cantidad de este impuesto asciende 10.000€ x 1% = 100€).

Al igual que en el caso de las Transmisiones Patrimoniales anteriormente indicadas, la gestión de este impuesto corresponde a la comunidad autónoma en la que se encuentra inscrita la entidad. Actualmente, se encuentran exentas del pago de este impuesto la constitución de la sociedad, los aumentos de capital, las aportaciones realizadas por los socios y el traslado de sociedades dentro de un país de la UE. Esto significa que la operación societaria se debe declarar ante la hacienda autonómica, pero la sociedad no está obligada al pago del impuesto.

La presentación del impuesto se debe realizar por un representante de la sociedad, salvo en los casos de disolución en los que la presentación corresponde a los socios.

3.1.4 Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

Este impuesto grava la compraventa o la prestación de servicios siempre que se realice por parte de profesionales, es decir, por personas que se dedican profesionalmente a desarrollar la actividad en relación con la cual se firma el contrato. Se incluyen, entre otros, los servicios prestados por un abogado o un consultor, las clases impartidas por una academia, los servicios de coaching realizados por un experto, la realización o prestación de servicios de mantenimiento de software, los servicios de limpieza y mantenimiento, la preparación u organización de eventos o las actividades de fabricación de bienes que un profesional puede realizar en favor de un cliente.

El porcentaje de IVA que grava este tipo de servicios o de ventas realizadas por profesionales asciende al 21%, aunque existen actividades sujetas al tipo de IVA reducido del 10%.

3.1.5 Impuesto de donaciones

En los apartados anteriores, se recoge el impuesto que se debe abonar en las trasmisiones de bienes realizadas entre particulares o entre profesionales que se realizan a cambio del pago de un precio. Ahora bien, cuando las transmisiones de bienes se realizan de forma gratuita entre personas vivas, es decir, cuando una persona recibe una donación de otra sin que medie un pago o contraprestación económica, las partes está obligadas a presentar el denominado impuesto de donaciones.

La donación puede ser de bienes muebles, inmuebles, cantidades de dinero, valores, etc.

El tipo impositivo o porcentaje del impuesto varía según la Comunidad Autónoma, así como según el grado de parentesco entre el donante y el donatario. Por lo general, cuanto más cercano sea el parentesco, menor será el tipo impositivo. Asimismo, si se trata de la donación de un bien mueble, este impuesto se deberá presentar ante las autoridades fiscales de la comunidad autónoma de la persona que recibe la donación (donatario). En el caso de los bienes inmuebles, este impuesto se deberá declarar en la comunidad autónoma en la que radica el bien.

3.2 Otras obligaciones derivadas de la firma de un contrato

Las partes o persona firmante del contrato o acuerdo están obligadas a realizar su inscripción ante un registro público o administrativo en ciertos casos. A modo de ejemplo, las partes deben tener en cuenta lo siguiente:

3.2.1 Contratos que afectan a bienes inmuebles

Los contratos que supongan la venta, transmisión, restricción o creación de un derecho sobre un bien inmueble (p. ej. la creación de un usufructo sobre una vivienda, la eliminación de un condominio, la creación de una servidumbre, el otorgamiento de un derecho de opción de compra, la creación de una comunidad de bienes, etc.) deben inscribirse en el Registro de la Propiedad de la ciudad en la que se encuentra situado.

3.2.2 Contratos que afectan a bienes muebles

La venta de algunos bienes muebles debe inscribirse en el registro administrativo correspondiente con el fin de asegurar que figura en todo momento el correcto titular del bien. Así, por ejemplo, el cambio de titularidad de un vehículo se debe comunicar en la Dirección General de Tráfico o la compraventa de una embarcación se debe inscribir en el Registro de Buques. Todo ello, implica el pago de las tasas correspondientes.

Los acuerdos que supongan la creación de un derecho o restricción sobre un bien mueble (como puede ser una prenda sobre un barco o un embargo sobre un vehículo) deben inscribirse en el Registro de Bienes Muebles de la provincia en la que se sitúe el bien.

3.2.3 Acuerdos firmados en relación con una entidad o persona jurídica

Los principales acuerdos firmados por cualquier entidad, ya sea una entidad mercantil, una asociación, una fundación o entidad deportiva, se deberán inscribir, en muchas veces, en favor del registro correspondiente. En concreto, se deberán inscribir los siguientes tipos de acuerdos:

3.2.4 Acuerdos que afecten al estado civil de las personas

Todos aquellos acuerdos que puedan afectar a la identidad, estado civil y demás circunstancias de la persona (p. ej. su fallecimiento) se deben inscribir en el Registro civil. Así, la decisión de divorciarse tras la firma de un convenio regulador del divorcio se deberá inscribir en el Registro Civil en el que se encuentra inscrito el matrimonio (es decir, en el registro en el que se celebró el matrimonio, o en el que se inscribió posteriormente si el matrimonio era extranjero).

3.2.5 Acuerdos firmados en relación con la propiedad industrial

La firma de acuerdos que transmiten o afectan a derechos de propiedad industrial, es decir, a patentes, marcas, nombres comerciales y diseños industriales, se pueden inscribir en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Esta inscripción garantiza la correcta titularidad y uso de estos derechos, y evita que terceros puedan hacer un uso fraudulento de los mismos. De forma específica, se pueden inscribir los acuerdos de cesión de patentes, modelos de utilidad y diseño, así como de marcas y nombres comerciales.

3.2.6 Acuerdos firmados en relación con la propiedad intelectual

Los acuerdos que supongan cualquier cesión o transmisión de derechos de autor o de propiedad intelectual, de creación de contenido audiovisual o discográfico (p. ej. la cesión de una obra literaria, de una composición musical, etc.) se pueden inscribir en el Registro de la Propiedad Intelectual. Esta inscripción otorga una mayor seguridad a las partes, ya que permite establecer a quien le corresponde su titularidad, así como la posible existencia de cualquier derecho de uso sobre este tipo de propiedad.

También se deberán inscribir en este registro los derechos derivados del desarrollo de programas informáticos, incluyendo la cesión de programas informáticos y la creación de licencias de uso de software.

3.2.7 Comunicación de los contratos de trabajo

El empleador deberá comunicar la firma de un contrato de trabajo al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) el contenido del contrato en un plazo de diez días desde su concertación. Igualmente, el empresario deberá entregar a los representantes de los trabajadores una copia básica de todos los contratos que deban celebrarse por escrito en un plazo no superior a diez días desde su formalización.

Asimismo, el empleador deberá comunicar el alta del trabajador a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social correspondiente al domicilio de la empresa (o por internet a través del Sistema RED).

4. ¿Cuándo se debe firmar el contrato ante notario público?

Siguiendo nuestra guía ¿Cuándo y cómo notarizar un documento?, las partes pueden realizar la firma de un contrato ante notario cuando así lo desee con el fin de garantizar la validez del contrato y que, por tanto, son plenamente ejecutables, es decir, cualquiera de las partes podrá exigir el cumplimiento del contrato tras su firma ante notario, sin necesidad de probar su existencia.

Asimismo, existen una serie de acuerdos, decisiones o contratos que, ya sea por la especial importancia de su objeto o por los efectos que estos acuerdos pueden tener en terceras personas, se deben recoger siempre en documento público. Alguno de estos acuerdos son los siguientes:

Las partes deberán hacer frente al pago del precio o de los aranceles notariales en el caso de que decidan elevar el acuerdo a público.

5. ¿Qué documentos se pueden adjuntar el contrato?

Con el fin de garantizar la validez y posibilidad de ejecutar el contrato, las partes deberán adjuntar los siguientes documentos en los contratos:

  • Una copia del documento de identidad de la persona que firma el contrato para garantizar la identidad de la persona firmante del contrato.

  • Una copia del poder o autorización de la parte que firme el contrato en nombre de cada una de las partes. Este documento permite demostrar que esta persona cumple con los requisitos necesarios para representar a la parte.

  • Los documentos que permitan identificar el bien objeto del contrato y asegurar que su propietario ha cumplido con todas sus obligaciones, como puede ser el título de propiedad del bien que se desea transmitir, así como, todos aquellos que demuestren que se han cumplido con todas las obligaciones fiscales y administrativas. Así, en los casos en los que tiene lugar la compraventa o arrendamiento de un bien inmueble, se deberá adjuntar copia del último recibo del Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI) del inmueble junto con el certificado de eficiencia energética de vivienda, en la compraventa de un automóvil se deberá adjuntar el último recibo del impuesto de Vehículos de Tracción Mecánica, etc.

    Asimismo, si el bien se encuentra inscrito en un registro administrativo, se deberá incluir el certificado o nota de dicho registro con el fin de identificar el bien y asegurarse que no existe ninguna limitación o restricción para su venta (p. ej. una nota de la Oficina Española de Patentes y Marcas en la que se recoja la marca se encuentra correctamente inscrita, una nota del registro de bienes muebles en el que se indica que no hay ningún embargo sobre la embarcación, etc.).

  • Los estudios o informes económicos o contables que determinen la situación de una entidad o que sirvan de base para la adopción de un acuerdo (p. ej. el contrato de compraventa de empresa debe incluir todos los documentos contables que demuestran la situación de la empresa).

Las partes tienen total libertad para adjuntar todos aquellos documentos que estimen necesarios o adecuados con el fin de ayudar a aclarar los términos y condiciones del contrato y brindar evidencia adicional en caso de disputas. En todo caso, estos documentos formarán parte integral del contrato y, por tanto, se deberán tener en cuenta a la hora de interpretar el contrato, siendo de obligado cumplimiento para las partes.

6. Conclusión

Un contrato será de obligado cumplimiento tan pronto como las partes realicen su firma, ya sea de forma personal o a través de un representante debidamente autorizado.

Asimismo, según el tipo de contrato firmado, existen una serie de requisitos u obligaciones que las partes deben cumplir, entre las que destacan:

  • La obligación de elevar a público ante notario ciertos tipos de contratos.
  • El pago de los impuestos derivados de la firma del contrato.
  • La obligación de inscribir el acuerdo en un registro público con el pago de las tasas correspondientes.

Finalmente, las partes deberán adjuntar documentos que permitan demostrar su identidad o la de su representante, así como identifiquen el bien objeto del contrato. En todo caso, las partes podrán adjuntar cualquier otro documento que estimen oportuno.

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