Índice
La formalización de un contrato o acuerdo en documento público, es decir, en documento otorgado ante un notario, puede ser obligatoria si queremos que el contrato sea plenamente exigible o ejecutable. En este caso, nos encontramos ante acuerdos o contratos que, por su relevancia, deberán ser otorgados ante un notario el cual verificará, entre otros puntos, la disponibilidad de capacidad de las partes para la firma del contrato, las características y la situación legal de los bienes sobre los que se firma el contrato y la posible legalidad del contenido del contrato que se desea firmar.
En esta guía se mencionarán aquellos contratos o acuerdos que se deberá recoger obligatoriamente en documento público, así como las consecuencias que tiene para las partes la firma de estos contratos sin cumplir con esta obligación.
Antes de entrar a resolver la principal cuestión planteada en esta guía, es importante definir qué es lo que se entiende por documento público. Siguiendo lo dispuesto en el Código Civil, se considera como documento público todo aquel documento o acuerdo jurídico (como puede ser un contrato o acuerdo de una sociedad) autorizado o emitido por un Notario o empleado público competente, es decir, por una persona a la cual se le ha delegado la fe pública del estado. La disposición de dicha fe pública permite al Notario confirmar la existencia del documento (el documento se considera existente a todos los efectos), de la veracidad de su contenido (p. ej. si en el documento se afirma que sus firmantes son pareja, se entiende que es cierto salvo que se pruebe lo contrario), de la existencia de capacidad por las partes para obligarse o disponer de bienes (p. ej. se considera que el vendedor de una vivienda tiene la capacidad para decidir libremente su venta) y de la validez de los acuerdos adoptados, entre otros aspectos.
Además de los Notarios públicos, también podrán actuar como fedatarios públicos los Letrados de la Administración de Justicia en el ámbito judicial y los cónsules de España en el extranjero.
Se trata de documentos que con mayores garantías que permite confirmar a las partes que el acuerdo firmado es válido y plenamente ejecutable (es decir, cualquiera de las partes podrá exigir el cumplimiento de un contrato tras su firma ante notario, pudiendo acudir directamente ante un tribunal para solicitar su cumplimiento).
En contraste con lo anterior, los contratos o acuerdos firmados entre las partes que no se recogen en documento público se consideran firmados en documento privado.
Una vez determinado el concepto de documento público y sus principales características, entraremos directamente a analizar aquellos tipos de acuerdos o contratos que se deben recoger siempre en escritura pública. Así, la firma de un contrato se debe llevar ante notario público en una serie de supuestos determinados por la legislación actual, ya sea por la especial importancia de su objeto o por los efectos que estos acuerdos pueden tener en terceras personas:
Se incluyen todos los contratos que tienen por objeto o se encuentran relacionados con un bien inmueble (p. ej. sobre una vivienda, un terreno, un local comercial, etc.), y que suponga la creación o modificación de derechos reales.
Se entienden por derechos reales todos aquellos derechos inherentes o relacionados con un bien inmueble, como puede ser un usufructo, una servidumbre, una hipoteca, etc. Son derechos que recaen sobre un inmueble independientemente de quien sea su propietario. De esta forma, estos derechos de terceros no se ven afectados en el caso de que el inmueble se transmita a terceras personas (p. ej. el usufructuario mantiene su derecho de uso de una vivienda, aunque los propietarios transmitan dicha vivienda a un tercero; una hipoteca se mantiene aunque la vivienda se venda a un tercero, etc.).
Siguiendo lo anterior, se deberán firmar ante notario público, entre otros, los siguientes contratos:
En todo caso, no se trata de una lista exhaustiva, sino que se deberá firmar ante notario cualquier tipo de contrato que pueda suponer la creación o afectación de un derecho real.
En general, no es obligatorio que las partes firmen contratos de alquiler en documento público. Únicamente será obligatorio cuando se trate de contratos de alquiler con una duración superior a los seis años (p. ej. contratos de alquiler de negocios o locales comerciales que vayan a durar más de seis años). Además, será necesario que dicho contrato pueda suponer un perjuicio potencial para un tercero (p. ej. los compradores del negocio que ha arrendado el local se pueden ver obligados a pagar una penalización si terminan el contrato de arrendamiento, los herederos del arrendador no podrán hacer uso del local mientras dure el contrato de alquiler, etc.).
Se incluyen todos los acuerdos que regulen o afecten al régimen económico de los matrimonios, incluidas las denominadas capitulaciones matrimoniales o todos los actos que supongan la modificación o alteración de la sociedad de gananciales. Asimismo, se incluyen los posibles acuerdos sobre el régimen económico de las parejas de hecho recogidos en los correspondientes pactos reguladores de las uniones de hecho.
Se trata de acuerdos o decisiones que afectan a un testamento (p. ej. la decisión de un hijo de renunciar a la posible herencia que le correspondería de su padre o madre), así como aquellas decisiones que impliquen disponer sobre bienes de la sociedad conyugal o sociedad de gananciales (p. ej. la decisión de extinguir la sociedad de gananciales por cambiar el régimen ganancial de la pareja al régimen de separación de bienes o la firma de un convenio regulador como consecuencia de un divorcio por mutuo acuerdo).
Se deberá recoger en documento público el otorgamiento de cualquier tipo de poder de representación (es decir, cualquier decisión por la cual se autoriza a un tercero a que actúe en nombre y representación de otra persona), entre los que se incluyen:
En todo caso, se podrá incluir cualquier otro tipo de poder con objeto distinto de los anteriores.
Se trata de la disposición de acciones o participaciones de una sociedad mercantil que se encuentren recogidas en documento público, como ocurre en el caso de las participaciones de una sociedad limitada (se incluiría, por ejemplo, los contratos de compraventa de participaciones sociales, los acuerdos de constitución de una prenda sobre acciones o participaciones, etc.).
Asimismo, se deberán incluir los acuerdos de aprobación de todas aquellas modificaciones estructurales que puedan afectar a la estructura o al capital social de una sociedad mercantil aprobada por su junta general, entre los que destacan los acuerdos para aprobar una ampliación de capital, para aprobar una fusión de una sociedad, para acordar una escisión, etc.).
Todos estos acuerdos se deberán firmar en escritura pública independientemente de que los socios o accionistas sean personas físicas o personas jurídicas (p. ej. una sociedad que firma las actas de la sociedad subsidiaria de la cual es titular).
La firma de un contrato en documento público implica mayores garantías para las partes firmantes y para terceros que puedan verse afectados. De esta forma, las partes pueden asegurarse de que el contenido del contrato firmado ante notario es legal (es decir, cumple con la legislación actual salvo que alguna de las partes o un tercero demuestre lo contrario), que las partes tienen capacidad necesaria para la firma de los acuerdos, que los acuerdos se han firmado libremente entre las partes de acuerdo con su libre voluntad y que, por tanto, el acuerdo es plenamente válido pudiendo reclamarse directamente su ejecución en vía judicial.
Asimismo, los documentos públicos sirven de prueba frente a terceros del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de este, es decir, el contrato se considera real o existente y lo acordado en el mismo es veraz (p. ej. si se adquiere una vivienda ante notario se entiende que la operación se ha llevado a cabo realmente no siendo necesario que el adquirente pruebe por otros medios su titularidad sobre la vivienda). Asimismo, se entiende que el acuerdo se ha adoptado en la fecha señalada en el documento.
En primer lugar, el contrato no producirá plenos efectos frente a terceros si las partes llevan a cabo la firma de uno de los contratos anteriores sin recogerlo en documento público. Esto quiere decir que terceras personas no se verán obligados a cumplir lo dispuesto en el contrato (p. ej. si se firma un usufructo en documento privado y, posteriormente, el inmueble se vende, no se podrá obligar al comprador que respete dicho usufructo).
En todo caso, el documento sí obligará a las partes que lo hayan firmado (tiene la denominada eficacia inter partes, es decir, obliga solo a las partes del contrato). De esta forma, en caso de incumplimiento del contrato, la parte que desea solicitar su ejecución podrá acudir a la vía judicial para solicitar el correcto cumplimiento del contrato, aunque esta parte deberá demostrar la propia existencia del contrato (p. ej. aportando los justificantes del pago del precio fijado en el contrato, aportando pruebas de testigos, etc.).
Por otro lado, las partes no podrán exigir frente a terceros el cumplimiento del contrato firmado en documento privado. De esta forma, al no estar en documento público, cualquier otra persona distinta a las partes no estará obligada a cumplirlo, ya que no tienen por qué conocer de su existencia (p. ej. si una persona adquiere una vivienda ante notario, este mantendrá su propiedad como adquirente de buena fe aunque otra persona reclame que había adquirido anteriormente la vivienda en documento privado).
Los acuerdos recogidos en documento privado no son inscribibles en registro público. Únicamente se podrán inscribir los acuerdos o contratos recogidos en escritura pública (p. ej. un poder no se podrá inscribir en el registro mercantil si no se encuentra en documento público).
La firma de un contrato en documento público implica una serie de garantías para las partes entre las que se considera verdadero y existen el contrato, que las partes firmantes tenían la capacidad suficiente para poder obligarse, y que el contenido del mismo cumple con la legislación vigente.
Existen una serie de supuestos en los que, dada su gran importancia, se deben formalizar en documento público (p. ej. en los contratos en los que se dispone de derechos reales sobre bienes inmuebles, los poderes de representación otorgados en favor de terceros, etc.).
El incumplimiento de la obligación anterior supondrá que dichos contratos no serán oponibles frente a terceros (es decir, no se podrá exigir su cumplimiento a un tercero que no lo ha firmado). En todo caso, estos acuerdos firmados documento privado (es decir, sin la intervención de un notario) sí que obligarán a las partes firmantes.