Lettre de demande de remboursement des frais professionnels

Ce document permet à un salarié de demander le remboursement de sommes d'argent dépensées dans le cadre de ses missions pour l'employeur.

Que sont les frais professionnels ?

Il s'agit de toutes les dépenses réalisées par le salarié dans le cadre de ses activités professionnelles et pour l'intérêt de l'entreprise. À titre d'exemple, il peut s'agir :

• Des frais de repas ;

• Des frais de déplacement professionnel ;

• Des frais de mobilité professionnelle (frais de déménagement après une promotion ou à une mutation...) ;

• Des frais d'habillage pour certains métiers (chaussures de sécurité, bleu de travail, blouse de laboratoire...).

Comment se faire rembourser ses frais professionnels ?

Il existe deux modalités de remboursement des frais professionnels : au forfait ou au réel.

• Le remboursement des frais professionnels peut s'effectuer sans justificatifs, sur la base d'un versement d'allocations forfaitaires par lequel l'employeur verse au salarié une prime évaluée en amont. Cette modalité de remboursement doit être prévue dans le contrat de travail ou dans la convention collective.

• Si tel n'est pas le cas, le remboursement des frais professionnels s'effectue sur la base des dépenses réelles engagées, à l'appui de justificatifs (factures, note de frais, tickets de caisse…).

Le salarié dispose d'un délai de 3 ans à compter du jour de la dépense pour demander à son employeur le remboursement de ses frais professionnels.

Comment utiliser ce document ?

Le salarié souhaitant le remboursement de ses frais professionnels devra compléter cette lettre, y joindre les justificatifs originaux et la transmettre à son employeur. Par mesure de précaution, il est recommandé de garder une copie des justificatifs.

Cette lettre peut être envoyée par recommandé avec avis de réception afin de s'assurer que l'employeur en prenne connaissance.

Elle peut également être envoyée par lettre simple, ou remise en main propre.

Attention : ce document ne s'applique que pour le remboursement de frais professionnels dans le cadre d'une relation de travail, entre employeur et salarié. Il n'est donc pas adapté pour les personnes ayant un statut autre que celui de salarié (gérant ou président d'une société, freelance, commercial travaillant en tant que freelance…).

Droit applicable

• Articles L.3245-1 D.3231-4 du Code du travail

Aide d'un avocat

Vous pourrez choisir de consulter un avocat si vous avez besoin d'aide.

L'avocat pourra répondre à vos questions ou vous aider dans vos démarches. Cette option vous sera proposée à la fin du document.

Comment modifier le modèle ?

Vous remplissez un formulaire. Le document se rédige sous vos yeux au fur et à mesure de vos réponses.

A la fin, vous le recevez aux formats Word et PDF. Vous pouvez le modifier et le réutiliser.