Wniosek o okazjonalną pracę zdalną

Co to jest wniosek o okazjonalną pracę zdalną?

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną to dokument, który pracownik kieruje do pracodawcy, wyrażając w nim prośbę o umożliwienie wykonywania okazjonalnej pracy z domu lub innego miejsca, niż siedziba pracodawcy. Okazjonalna praca zdalna przysługuje do 24 dni w roku kalendarzowym, w sytuacjach incydentalnych, spowodowanych potrzebami pracownika. Pracę realizowaną zdalnie wykonuje się z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W razie wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, pracodawca nie musi zapewniać pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, pokrywać kosztów, związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, ani też wypłacać ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Pracodawca nie może pracownikowi odmówić, chyba że wykonywana przez pracownika praca nie nadaje się do wykonywania w trybie zdalnym.

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną jest przeznaczony dla pracowników, którzy są już zatrudnieni u pracodawcy, w ramach umowy o pracę na czas nieokreślony, umowy o pracę na czas określony albo umowy o pracę na okres próbny. Decyzja o regularnym wykonywaniu pracy w trybie zdalnym może zapaść już w trakcie zatrudniania nowego pracownika - w tym celu zawiera się z kandydatem na pracownika umowę o pracę zdalną.

Jakie istnieją dokumenty dotyczące pracy zdalnej?

Wyróżnia się następujące dokumenty dotyczące pracy zdalnej:

• wniosek o okazjonalną pracę zdalną (niniejszy wniosek) - wykorzystuje się go, gdy pracownik jest zatrudniony u pracodawcy w trybie stacjonarnym, w ramach umowy o pracę na czas nieokreślony, umowy o pracę na czas określony albo umowy o pracę na okres próbny ale chciałby pracować w trybie zdalnym okazjonalnie, w sytuacjach incydentalnych (do 24 dni w roku);
• wniosek o możliwość pracy zdalnej - wykorzystuje się go, gdy pracownik, jest zatrudniony u pracodawcy w ramach umowy o pracę w trybie stacjonarnym ale chciałby przekształcić wykonywaną pracę na regularny tryb zdalny, z domu lub innego miejsca, które nie jest siedzibą pracodawcy;
• oświadczenie pracownika przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej - pracodawca może wręczyć ten dokument pracownikowi do podpisu, jeśli zdecyduje, że pracownik powinien wykonywać pracę w trybie zdalnym;
• wniosek pracownika o niemożność kontynuowania pracy zdalnej z powodu zmiany warunków lokalowych - wykorzystuje się go, gdy pracownik traci możliwość wykonywania pracy w trybie zdalnym, z  powodów technicznych lub lokalowych;
• wniosek o zakończenie wykonywania pracy w systemie zdalnym - wykorzystuje się go, gdy pracownik nie jest zadowolony z trybu zdalnego wykonywanej pracy i chciałaby powrócić do trybu pracy stacjonarnej, w siedzibie pracodawcy.

Czym się rożni okazjonalna praca zdalna od regularnej pracy zdalnej?

Zarówno okazjonalna praca zdalna, jak i regularna praca zdalna polega na wykonywaniu pracy w innym miejscu, niż w siedzibie pracodawcy np. z domu, zwykle przy użyciu środków komunikacji na odległość (np. telefon, komputer itd.).

W przeciwieństwie do regularnej pracy zdalnej, która jest wykonywana stale w trybie zdalnym, okazjonalna praca zdalna jest wykonywana incydentalnie, maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym, w celu zaspokojenia wyłącznych potrzeb pracownika. W związku z tym, nie powoduje ona nadmiernych kosztów ani dla pracownika, ani dla pracodawcy.

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej:

• pracodawca nie musi ustalać zasad wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej w porozumieniu, zawartym ze związkami zawodowymi lub w regulaminie;
• pracodawca nie musi przekazywać pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia w ramach okazjonalnej pracy zdalnej;
• pracodawca nie musi zapewniać pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, niezbędnych do wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, pokrywać kosztów, związanych z wykonywaniem okazjonalnej pracy zdalnej, a także zapewniać pracownikowi pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy;
• pracodawca nie musi przeprowadzać szkoleń okresowych pracowników, zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych.

W przypadku regularnej pracy zdalnej pracodawca pokrywa koszty pracy zdalnej, powinien zawrzeć porozumienie dotyczące zasad wykonywania pracy zdalnej, zapewnia materiały i narzędzia, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadza szkolenia.

Czy spisanie wniosku o okazjonalną pracę zdalną jest obowiązkowe?

Tak. Jeśli pracownik chciałby wykonywać okazjonalną pracę zdalną, powinien przekazać pracodawcy niniejszy wniosek w postaci pisemnej albo elektronicznej.

Kto może sporządzić niniejszy wniosek?

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną może sporządzić, w ramach limitu 24 dni rocznie, pracownik zatrudniony na:

• umowę o pracę na czas nieokreślony - jeśli jego praca jest możliwa do wykonywania w warunkach domowych;
• umowę o pracę na czas określony - jeśli jego praca jest możliwa do wykonywania w warunkach domowych;
• umowę o pracę na okres próbny - jeśli jego praca jest możliwa do wykonywania w warunkach domowych.

Kto nie może sporządzić niniejszego wniosku?

Wniosku o okazjonalną pracę zdalną nie może sporządzić:

• pracownik, zatrudniony na podstawie jakiejkolwiek umowy o pracę, wykonujący pracę szczególnie niebezpieczną (m.in. prace z czynnikami chemicznymi, stwarzającymi zagrożenie, związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy; prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji/mieszanin, wydzielających uciążliwe zapachy);
• osoba, która nie jest zatrudniona na podstawie jakiejkolwiek umowy o pracę;
• osoba wykonująca zlecenie, dzieło, usługę, outsourcing;
• żaden podmiot zorganizowany (np. spółka handlowa, stowarzyszenie, fundacja, instytucja publiczna itd.).

Co należy zrobić po sporządzeniu niniejszego wniosku?

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną należy podpisać odręcznie albo elektronicznie, a następnie przekazać go pracodawcy m.in.:

• osobiście;
• za pośrednictwem innego pracownika;
• wysłać pocztą (za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego);
• wysyłając wiadomość e-mail itd.

Można sporządzić uzasadnienie wniosku. Zaleca się zachować kopię wniosku we własnej dokumentacji.

Pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika o przyznanie okazjonalnej pracy zdalnej, chyba że jego praca:

• nie jest możliwa do wykonywania w tym trybie lub
• pracownik wykorzystał już limit 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w dniu złożenia wniosku.

Wykonywanie pracy zdalnej, w miejscu wskazanym przez pracownika, może podlegać kontroli przez pracodawcę w zakresie BHP oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

W jakim terminie należy złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną?

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną można złożyć w każdym czasie, w trakcie zatrudnienia.

Należy pamiętać, aby nie przekroczyć limitu przysługujących dni do wykorzystania na okazjonalną pracę zdalną w każdym roku kalendarzowym.

Czy konieczne jest notarialne poświadczenie niniejszego wniosku?

Nie. Wniosek o okazjonalną pracę zdalną sporządza się w postaci pisemnej albo elektronicznej. Oznacza to, że forma notarialna nie jest wymagana dla ważności tego wniosku.

Jakie koszty wiążą się z finalizacją niniejszego wniosku?

Finalizacja wniosku o okazjonalną pracę zdalną nie pociąga za sobą żadnych dodatkowych kosztów dla pracownika. Nie wymaga się formy notarialnej - brak kosztów taksy notarialnej. Nie wymaga się również rejestracji wniosku o okazjonalną pracę zdalną - wobec tego brak opłat rejestracyjnych.

Czy pracodawca może odmówić przyznania pracy zdalnej?

Nie. Pracodawca nie może odmówić pracownikowi przyznania okazjonalnej pracy zdalnej, jeśli praca wykonywana przez pracownika jest możliwa do wykonywania w warunkach domowych i nie jest szczególnie niebezpieczna (np. prace z czynnikami chemicznymi, stwarzającymi zagrożenie; prace związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych itd.).

Co powinien zawierać wniosek o okazjonalną pracę zdalną?

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną powinien zawierać:

• oznaczenie stron;
• prośbę o przyznanie okazjonalnej pracy zdalnej;
• daty skorzystania z okazjonalnej pracy zdalnej;
• (ewentualnie) ilość wykorzystanych dni okazjonalnej pracy zdalnej w danym roku;
• (ewentualnie) uzasadnienie wniosku;
• podpis pracownika.

Jakie przepisy mają zastosowanie do wniosku o okazjonalną pracę zdalną?

Wniosek o przyznanie okazjonalnej pracy zdalnej wynika z art. 67³³ § 1 Kodeksu Pracy.

Możliwość wykonywania pracy zdalnej weszła w życie 7 kwietnia 2023 r. i zastąpiła dotychczasową telepracę, jak też przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej w trakcie pandemii COVID-19. W wyniku zrezygnowania z telepracy w polskim porządku prawnym i wprowadzeniu w zastępstwie postanowień o pracy zdalnej, pracodawcy zastąpili dotychczasowe umowy o telepracy, umowami o pracy zdalnej.

Pojęcie „praca zdalna" nie jest pojęciem równoznacznym z pojęciem telepracy. Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy poza miejscem jej stałego wykonywania na polecenie pracodawcy. Praca zdalna nie zawsze musi być wykonywana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Telepraca to wykonywanie pracy regularnie, poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy u pracodawcy nie zostało zawarte porozumienie dotyczące pracy zdalnej albo nie został wydany regulamin pracy zdalnej. W takiej sytuacji pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Jak edytować wzór?

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.