21 de agosto de 2023
21 de agosto de 2023
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En nuestro país existen distintas maneras de enviar una comunicación a otra persona. El medio a utilizar para hacerlo dependerá de la importancia de la comunicación y de si existe o no la necesidad de que quede una prueba fehaciente de que el destinatario ha recibido la comunicación que le fue enviada. En cada caso deberemos notificar al destinatario de qué es aquello que pretendemos y, en algunos de ellos, habrá que observar ciertas pautas y medios para que esa comunicación sea efectiva y logre el resultado esperado, evitando así futuros percances jurídicos.
Es por eso que en esta guía veremos los distintos tipos de comunicaciones que se pueden enviar, sus ventajas y desventajas y cuándo convendrá utilizar cada una.
Es la carta que tiene la menor cantidad de requisitos y suele utilizarse en situaciones más informales, o en aquellas donde no se requiera un medio determinado para realizar la comunicación (como podría ser la Carta Documento).
Este tipo de carta no será útil si lo que se quiere comunicar es una situación, reclamo o intimación que luego pueda ser necesario demostrar en juicio.
Generalmente será útil en casos donde no sea necesaria una constancia de la comunicación que se ha realizado, o en aquellos donde la misma puede realizarse nuevamente sin problemas. Por ejemplo, podría realizarse una solicitud para el ejercicio de derechos sobre Datos Personales que pretenda la modificación de un determinado dato personal de una base de datos, y fuera enviada por carta simple; ya que en caso de no obtener respuesta se podría recurrir, ya sí, a un medio fehaciente como la Carta Documento. Una de las ventajas de la carta simple es su costo, muy inferior al de una carta documento.
Suele ser útil en comunicaciones que tienen un tono más amigable y donde, en principio, no se planean tomar acciones legales en función de la respuesta o falta de respuesta del destinatario.
Para enviar una carta simple deben seguirse los siguientes pasos:
1- Tener el documento que se desea enviar, completo y firmado.
2- En un sobre en blanco, indicar en la parte del frente los datos del destinatario, es decir, de la persona o entidad a la que va dirigida la carta, y en la parte de atrás (el dorso) indicar los datos del remitente, es decir, de la persona o entidad que envía la carta.
3- El sobre con la carta dentro deberá ser llevado a la empresa de correos (por ejemplo, Correo Argentino), donde un empleado lo recibirá. Por último, la empresa de correos se encargará de enviarlo a su destinatario y, según el tipo de carta y de envío (simple, veloz, expreso), demorará entre 1 y 6 días en llegar a su destino dentro del país. Si fuera un envío internacional podrá tardar hasta 15 días en llegar.
Permite comunicarse de manera escrita y en papel con una persona o entidad que se encuentra en una ciudad distinta a la propia. No es necesario acreditar la identidad como con las Cartas Documento o telegramas laborales. A su vez, es más económica que las Cartas Documento.
No es un medio fehaciente para notificar el contenido del mensaje, por lo que no será útil en la mayoría de los casos donde la respuesta o falta de respuesta del destinatario es esencial para luego tomar las acciones legales correspondientes.
A diferencia de la carta simple, la Carta Documento tiene un formulario especial que es otorgado por la empresa de correo y que debe ser completado para poder entregarse al remitente. En el mismo deberán completarse los datos del remitente, del destinatario, lugar y fecha de elaboración y el texto de lo que se quiere notificar. No es necesario contar con un abogado para completar y enviar una Carta Documento.
La Carta Documento suele ser el medio más utilizado para las notificaciones formales, tales como una Intimación para el Cese de Injurias y Calumnias, una Intimación de Pago de Alquiler Vencido o una Notificación de Cesión de Derechos, entre otros. Así, en caso de que el destinatario no cumpla con lo que se ha intimado o comunicado, quedará habilitada la vía judicial para reclamar.
Al ser la Carta Documento una notificación fehaciente, si el destinatario se negara a recibirla, quedará igualmente notificado.
Por lo tanto, aún cuando la rechace, se va a interpretar que esa persona fue informada de la existencia de la notificación y de su contenido. Así, por ejemplo, si se notifica una intimación a pagar un alquiler vencido y el inquilino decide no recibir la Carta Documento, igualmente podrían empezar a correr los intereses por cada día de demora en el pago.
1- Primero, se deberá acreditar la identidad del remitente, es decir, de la persona que la envía. Si el remitente es una persona jurídica, serán los datos de ésta los que deberán indicarse como remitente, mientras que la persona física que la representa deberá acreditar su propia identidad y la representación que tiene sobre la persona jurídica, frente al empleado del correo (por ejemplo, con una carta poder o a través del estatuto social de la entidad). En caso de que la Carta Documento sea enviada por más de una persona, todas ellas deben estar presentes, firmar y acreditar su identidad frente al empleado del correo.
2- Presentar ante el empleado del correo el formulario de la Carta Documento completado pero sin firmar. Los 3 (tres) ejemplares de la Carta Documento deberán ser firmados personalmente frente al empleado del correo, con aclaración y número de DNI de la/s persona/s que lo firma/n.
3- Luego de la firma, el empleado del correo entregará un código de seguimiento, para poder verificar en el sitio web de la empresa de correos el estado del envío. Una vez notificado el destinatario, la empresa de correo entregará dentro de los 5 días, al remitente, el aviso de recibo con la firma del destinatario y el día y hora de entrega.
La Carta Documento es probablemente el medio más utilizado para enviar comunicaciones que puedan tener relevancia jurídica ya que su principal ventaja es la de notificar fehacientemente aquello que se comunica. Que se notifique fehacientemente implica que no caben dudas que el destinatario ha recibido la carta y cuál es su contenido, aspectos claves para después poder utilizarla en un proceso judicial. Por ende, esta notificación fehaciente está dada por 2 motivos:
El hecho de que deje constancia de su contenido surge a partir de que la Carta Documento se realiza por triplicado. De esta manera el documento original es enviado al destinatario, mientras que una de las copias queda en poder del remitente y la otra en poder del correo, por lo tanto en un proceso judicial la empresa de correo puede indicar si determinada Carta Documento, y su contenido, fue enviada al destinatario en una fecha concreta, para que sirva como prueba en el litigio.
El aviso o acuse de recibo es una constancia escrita del día y la hora de entrega de un envío registrado, firmada por el receptor, que vuelve al remitente en forma simple. De esta manera, el destinatario no podrá con posterioridad negar haber recibido dicha carta ya que se le entrega de manera personal y se solicita su firma.
Su desventaja principal es su costo, que es bastante más elevado a cualquier otra alternativa. A su vez, si bien es rápida, no tiene la inmediatez que poseen los correos electrónicos.
En principio es la alternativa virtual a enviar una carta simple. Sirve para comunicar de manera rápida, y gratuita, un mensaje a otra persona o entidad con solo tener su casilla de correo electrónico. Sin embargo, en principio no puede reemplazar a la Carta Documento porque no cumple los requisitos mencionados para ser una comunicación fehaciente.
El correo electrónico, además de ser el medio de contacto más rápido, puede servir para realizar comunicaciones en el marco de un contrato.
En un contrato, las partes pueden constituir un domicilio electrónico en donde serán eficaces todas las notificaciones, comunicaciones y emplazamientos que reciba. Sin embargo, no todos los tribunales admiten que esas comunicaciones reemplacen a la notificación por Carta Documento.
Que las comunicaciones sean eficaces implica que, en principio, es el medio ideal para comunicarse y asegurarse de que la otra parte recibirá lo que se envía. En cualquier tipo de contrato pueden establecerse direcciones de correos electrónicos como domicilios electrónicos. Podría ser utilizado, por ejemplo, por un locador para comunicar un aumento al locatario en un contrato de alquiler de vivienda; por un empresario para comunicar a su suministrante que necesita una mayor cantidad de productos, en un contrato de suministro; o incluso por un trabajador independiente para comunicar a quien lo contrató que no podrá cumplir con una entrega determinada, en un contrato de prestación de servicios.
Incluso hay ciertos documentos que pueden ser enviados por medios electrónicos, en lugar de tener que llevarlo físicamente en papel, tales como una carta de renuncia por parte del director de una Sociedad Anónima. Para asegurarse de que quien ha firmado la carta es efectivamente quien la debía firmar (y no otro haciendose pasar por el), es necesario utilizar la firma digital (pero no simplemente la firma electrónica), ya que garantiza la identidad de la persona que firma y la integridad del documento.
La principal ventaja de los correos electrónicos es su inmediatez y gratuidad. A su vez, si se envían a un domicilio electrónico en el marco de un contrato donde se declaró dicho domicilio, la comunicación se tendrá por eficaz, por lo que, en principio, debería ser un medio ideal para comunicar cuestiones relativas al contrato en cuestión.
Su principal desventaja es que todavía no está unánimemente aceptado, por los distintos tribunales del país, que la comunicación dirigida a un domicilio electrónico sea fehaciente, ni mucho menos una dirigida a un correo electrónico común, no establecido como domicilio electrónico por un contrato. Por lo que para comunicaciones importantes, sigue dando mayor certeza la Carta Documento.
Es una comunicación que realiza un empleado en el marco de una relación laboral para notificar a su empleador una determinada situación. En la mayoría de los casos sería indistinto enviar un telegrama laboral o una Carta Documento, sin embargo, el telegrama laboral tiene la ventaja de ser gratuito para el trabajador, obliga a la empresa a dar una respuesta de lo notificado y deja una constancia de que fue debidamente informada de lo que se deseaba comunicarle.
Al ser el telegrama una notificación fehaciente, aún cuando la empresa se niegue a recibirlo se la tendrá por notificada.
Por ejemplo, en un caso donde se notifique una licencia por maternidad mediante telegrama laboral, la empresa se niegue a recibir dicho telegrama y luego despida a la trabajadora, esta podrá accionar judicialmente para cobrar la indemnización especial que le corresponde por haber sido despedida estando embarazada. En este caso, no importa que la empresa no haya efectivamente leído el telegrama porque fue la misma quien decidió no recibirlo.
Generalmente las comunicaciones entre empleado y empleador, en un buen ambiente laboral, serán de manera más informal, por medios tales como WhatsApp, email, o conversado en persona. Sin embargo, en casos donde haya un clima laboral hostil, será mejor realizar estas comunicaciones por escrito, mediante un telegrama laboral o Carta Documento, para evitar futuras complicaciones. El telegrama laboral puede utilizarse para denunciar una situación de discriminación o acoso laboral, una licencia por maternidad, una renuncia, solicitar vacaciones, pedir permiso para rendir un exámen, notificar la renuncia al empleo o incluso responder a un despido. En caso de que la empresa se niegue a recibir el telegrama, quedará igualmente notificada.
La principal ventaja de los telegramas laborales es que son gratuitos para los trabajadores y constituyen un medio fehaciente para notificar al empleador u obras sociales. Por lo tanto, son una mejor alternativa a la Carta Documento cuando quien la envía es un empleado.
Uno de los requisitos para poder enviar un telegrama laboral gratuito es ser empleado, por lo que un trabajador independiente no puede acceder a este medio gratuito de notificaciones.
Como hemos visto, hay distintas formas de enviar una comunicación. Lo que podemos concluir es que:
1- La carta simple es una manera más económica que la Carta Documento para enviar una comunicación en papel, posee menos requisitos para su envío pero no trae acuse de recibo, por lo que no es útil para enviar comunicaciones que luego puedan tener que ser utilizadas en un proceso judicial.
2- La Carta Documento es posiblemente el medio más utilizado para comunicaciones importantes ya que da acuse de recibo y queda una constancia del mensaje para el remitente, el correo y el destinatario, por lo que es muy útil para probar en un proceso judicial qué se comunicó y cuándo. Sin embargo, también tiene un costo más elevado que las otras alternativas.
3- El correo electrónico es el más versátil, fácil y rápido, aunque tampoco cuenta con la certeza que da la Carta Documento. Sin embargo, serán eficaces las comunicaciones que se hagan a domicilio electrónicos establecidos en un contrato.
4- El telegrama laboral permite a un empleado notificar gratuitamente determinada situación a su empleador, brindando las garantías de notificación fehaciente que también posee la Carta Documento.
Por lo tanto, deberá analizarse en cada caso cuál es el mejor medio para comunicar lo que se desea y, en caso de duda, si tiene una relevancia tal que en caso de que el destinatario no conteste pueda llegar a irse a juicio, habría que realizar la comunicación por Carta Documento, o telegrama laboral si fuera vinculada a una relación laboral.